Toksyczny pracownik w zespole – 5 sygnałów, które menedżerowie ignorują zbyt długo

Wyniki zespołu mogą być dobre, a atmosfera i tak się sypie. Jeden toksyczny pracownik kosztuje organizację więcej niż brak jednej gwiazdy w zespole. Pięć konkretnych zachowań pozwala go rozpoznać zanim straci się kolejnych ludzi.

• Kiedy wyniki nie mówią całej prawdy
• Sygnał 1: podważa Twoje decyzje, ale nie przy Tobie
• Sygnał 2: buduje frakcje w zespole
• Sygnał 3: plotkuje z kalkulacją, nie dla rozrywki
• Sygnał 4: blokuje informacje i używa ich jako waluty
• Sygnał 5: przy Tobie jest inny niż przy zespole
• Jak reagować gdy rozpoznasz toksycznego pracownika w zespole
• FAQ

Kiedy wyniki nie mówią całej prawdy

Masz zespół, który dowozi. Liczby się zgadzają, projekty idą do przodu, raporty wychodzą na czas, a mimo to coś się zmieniło.

Ludzie zaczynają chodzić na zwolnienia lekarskie, dwie osoby pytały o przeniesienie do innego działu, ktoś złożył skargę do HR, ale nie chce powiedzieć o co chodzi.

Znasz ten moment, kiedy wyniki są, ale czujesz że coś się sypie?

Po ponad 4 000 godzinach rozmów coachingowych z menedżerami widzę ten schemat regularnie. Szef przychodzi i mówi: nie rozumiem, wyniki są, a ludzie uciekają. Kiedy zaczynamy rozkładać sytuację na czynniki, prawie zawsze w zespole jest jedna osoba, która psuje wszystko od środka, w sposób który niełatwo uchwycić na spotkaniu.

Oto pięć zachowań, na które zwracam uwagę w pracy z liderami.

Sygnał 1: podważa Twoje decyzje, ale nie przy Tobie

Toksyczny pracownik nie powie Ci w oczy, że się z Tobą nie zgadza. Na spotkaniu kiwa głową, mówi „jasne, rozumiem”. Wychodzi z sali i zaczyna mówić zespołowi, że to bez sensu, że szef nie wie co robi, że on by zrobił inaczej.

To zachowanie działa jak powolna trucizna. Zespół zaczyna tracić zaufanie do Twoich decyzji, ale Ty o tym nie wiesz, bo przy Tobie wszystko wygląda normalnie.

Jak to rozpoznać?

• Decyzje, które ogłosiłeś, nie są wdrażane mimo formalnej zgody
• Słyszysz od trzecich osób, że ktoś kwestionuje ustalenia
• Na spotkaniach panuje cisza, a na korytarzu wrze

Różnica między zdrową krytyką a sabotażem jest prosta. Zdrowa krytyka odbywa się przy Tobie, z intencją poprawy. Sabotaż odbywa się za plecami, z intencją osłabienia Twojej pozycji.

Sygnał 2: buduje frakcje w zespole

W zdrowym zespole ludzie współpracują mimo różnic, w zainfekowanym tworzą się obozy. Jego ludzie i reszta.

Toksyczny pracownik celowo buduje sojusze. Zaprasza wybranych na kawę, dzieli się informacjami selektywnie, tworzy poczucie ekskluzywności. Osoby poza grupą czują się wykluczone i zaczynają się bronić, tworząc własne obozy.

Efekt jest taki, że zamiast jednego zespołu masz dwa lub trzy mini-zespoły, które ze sobą rywalizują zamiast współpracować.

Jak to rozpoznać?

• Widzisz stałe podgrupy na obiadach, przy kawie
• Informacje nie przepływają między częściami zespołu
• Słyszysz „my” i „oni” w odniesieniu do tego samego zespołu
• Nowi pracownicy szybko są przydzielani do jednej z grup

Zespoły z niskim poziomem zaufania wewnętrznego mają znacząco wyższą rotację niż zespoły ze zdrową dynamiką. Budowanie frakcji to jeden z głównych mechanizmów, które to zaufanie niszczą.

Sygnał 3: plotkuje z kalkulacją, nie dla rozrywki

Plotki w pracy to nic nowego. Ludzie rozmawiają o ludziach, tak działamy, ale jest różnica między „słyszałeś że Ania zmieniła dział?” a systematycznym zbieraniem i rozprowadzaniem informacji z konkretnym celem.

Toksyczny pracownik plotkuje strategicznie. Wie, komu co powiedzieć, żeby osiągnąć określony efekt. Mówi jednemu, że szef planuje redukcje, drugiemu że ktoś dostaje podwyżkę, a Ty nawet nie wiesz, skąd te informacje się wzięły.

Cel jest zawsze ten sam: budowanie własnej pozycji w zespole. Im więcej wie i im więcej ludzi od niego zależy informacyjnie, tym większą ma władzę nieformalną.

Jak to rozpoznać?

• Ludzie przychodzą do Ciebie z pytaniami o rzeczy, które nigdy nie padły oficjalnie
• Nastrój w zespole zmienia się bez wyraźnej przyczyny
• Pewna osoba zawsze jest na bieżąco ze wszystkim, nawet z rzeczami, które jej nie dotyczą

Sygnał 4: blokuje informacje i używa ich jako waluty

Odwrotna strona plotkowania. Ten sam pracownik, który rozprowadza informacje selektywnie, potrafi też blokować przepływ wiedzy.

W praktyce wygląda to tak: ktoś ma dane z projektu, dostał maila od klienta, usłyszał coś na spotkaniu, ale nie przekazuje tego dalej. Nie dlatego że zapomniał, tylko dlatego że wie, że wiedza, której inni nie mają, daje mu przewagę.

To szczególnie niebezpieczne w zespołach, które pracują nad złożonymi projektami. Brak jednej informacji potrafi opóźnić cały etap pracy, a osoba, która ją blokowała, wychodzi na bohatera, bo wiedziała i pomogła w ostatniej chwili.

Wie coś, czego inni nie wiedzą i używa tego jako waluty. Nie dzieli się wiedzą, bo wiedza to jego pozycja w zespole.

Jak to rozpoznać?

• Ktoś regularnie zapomina przekazać dane
• Informacje docierają do Ciebie z opóźnieniem, okrężną drogą
• Jeden człowiek jest kluczowy, bo tylko on wie jak działa dany proces
• Próby uporządkowania wiedzy (dokumentacja, wspólne narzędzia) spotykają się z oporem

Sygnał 5: przy Tobie jest inny niż przy zespole

To najtrudniejszy sygnał do wychwycenia, bo z definicji nie widzisz drugiej wersji tego człowieka.

Przy Tobie jest uprzejmy, zaangażowany, mówi to co chcesz usłyszeć, zgadza się z Twoimi pomysłami, chwali Twoje decyzje i robi wrażenie idealnego pracownika.

A potem odwracasz się i ta sama osoba zmienia się diametralnie. Cynizm, podważanie, manipulacja. Zespół to widzi, Ty nie, dlatego kiedy w końcu interweniujesz, ludzie myślą że jesteś ślepy, albo że go chronisz.

Tu jedno zastrzeżenie. Nie każdy toksyczny pracownik jest z natury złą osobą. Czasem ludzie wchodzą w destrukcyjne schematy, bo pracują w systemie, który ich do tego popycha, niejasne zasady awansu, niesprawiedliwe rozdzielanie premii, chroniczne przemęczenie. To nie zmienia faktu, że musisz zareagować na zachowanie, ale sprawdź też, czy system, w którym pracujesz, nie produkuje toksycznych zachowań.

Jak to rozpoznać?

• Duża rozbieżność między tym, jak sam oceniasz pracownika, a tym jak ocenia go zespół
• Ludzie unikają szczerej rozmowy o tej osobie w Twojej obecności
• W anonimowych ankietach wyłania się inny obraz niż w rozmowach bezpośrednich

Jak reagować, gdy rozpoznasz toksycznego pracownika w zespole

Rozpoznanie problemu to dopiero początek. Teraz trzeba działać, a większość menedżerów w tym momencie się zatrzymuje.

Oto trzy kroki, które pomagają moim klientom w sesjach coachingowych

Krok 1: zbierz fakty, nie opinie. Zanim porozmawiasz z kimkolwiek, zapisz konkretne sytuacje z datami. „Marek plotkuje” to opinia. „14 marca Marek powiedział Annie, że planuję zwolnienia, choć nigdy tego nie mówiłem” to fakt.

Krok 2: porozmawiaj z tą osobą. Nie oskarżaj. Opisz zachowanie i jego skutek. „Zauważyłem, że po spotkaniu w poniedziałek trzy osoby przyszły do mnie z pytaniem o redukcje. Skąd ta informacja mogła się wziąć?”

Krok 3: obserwuj reakcję. Osoba, która naprawdę nie zdawała sobie sprawy z wpływu swoich zachowań, zmieni się po rozmowie. Osoba, która robiła to celowo, zacznie zachowywać się ostrożniej, ale nie zmieni intencji i to jest Twoja odpowiedź.

Jeśli po rozmowie nic się nie zmienia przez 2-3 tygodnie, to już nie jest kwestia komunikacji, tylko kwestia decyzji. Jeśli stoisz przed trudną rozmową z pracownikiem i nie wiesz jak ją poprowadzić, przygotowałam Instrukcję BHP Menedżera – bezpłatny dokument ze scenariuszami do najtrudniejszych sytuacji menedżerskich.

FAQ

Czy jeden toksyczny pracownik naprawdę może zniszczyć cały zespół?

Tak. Badania z Harvard Business School (Dylan Minor i Michael Housman, 2015) pokazują, że wpływ toksycznego pracownika na wyniki zespołu jest dwukrotnie silniejszy niż wpływ tzw. gwiazdy. Toksyczny pracownik kosztuje organizację średnio 12 500 USD rocznie w samych stratach bezpośrednich, nie licząc rotacji i spadku morale. Innymi słowy, łatwiej stracić na jednej złej osobie niż zyskać na jednej doskonałej.

Jak odróżnić toksycznego pracownika od kogoś, kto jest trudny w kontakcie?

Trudny pracownik ma silne opinie i bywa uciążliwy, ale działa w interesie zespołu. Mówi Ci wprost co myśli, nawet gdy to niewygodne. Toksyczny pracownik działa w swoim interesie i robi to za Twoimi plecami. Różnica sprowadza się do intencji i otwartości.

Jak rozmawiać z toksycznym pracownikiem?

Zacznij od faktów, nie od ocen. Opisz konkretne zachowanie, data, sytuacja, co się wydarzyło i jego skutek dla zespołu. Nie mów „jesteś toksyczny”, mów „14 marca po naszym spotkaniu trzy osoby zgłosiły mi, że usłyszały informację o zwolnieniach, której nigdy nie podałem. Skąd mogła się wziąć?” Daj przestrzeń na odpowiedź i obserwuj czy zachowanie zmienia się w ciągu 2-3 tygodni.

Czy powinienem od razu zwolnić toksycznego pracownika?

Nie od razu. Najpierw rozmowa z konkretnymi przykładami, potem obserwacja 2-3 tygodnie. Jeśli nie widzisz zmiany, wtedy eskaluj, ale nie odkładaj tej decyzji w nieskończoność, bo każdy tydzień zwłoki kosztuje Cię autorytet w oczach reszty zespołu.

Co jeśli toksyczny pracownik to jednocześnie najlepszy specjalista?

To najtrudniejszy wariant. Wyniki kuszą żeby przymknąć oczy, ale policz realny koszt: ile tracisz na rotacji pozostałych osób, na ich obniżonej motywacji, na zwolnieniach lekarskich. Najczęściej bilans wychodzi na minus, nawet jeśli ta jedna osoba dowozi swoje cele.

Czy mogę poprosić HR o pomoc w takiej sytuacji?

Tak i powinieneś to zrobić. Dokumentuj zachowania, zgłoś sytuację do HR, skonsultuj się z prawnikiem jeśli sytuacja eskaluje. Działanie w pojedynkę jest ryzykowne i dla Ciebie i dla organizacji.

Podsumowanie

Toksyczny pracownik rzadko jest osobą, która krzyczy na korytarzu albo jawnie łamie regulamin. Najczęściej to ktoś, kto działa cicho, pod powierzchnią i robi to na tyle sprytnie, że menedżer dowiaduje się ostatni.

Pięć sygnałów, które opisałam; podważanie za plecami, budowanie frakcji, strategiczne plotkowanie, blokowanie informacji i dwulicowość to powtarzalny wzorzec. Widzę go regularnie w pracy z liderami.

Twoje zadanie na ten tydzień: przyjrzyj się swojemu zespołowi przez pryzmat tych pięciu punktów. Jeśli rozpoznajesz choćby dwa z nich u tej samej osoby, nie czekaj. Zacznij od rozmowy, a jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu się do takiej rozmowy, umów się na sesję coachingową, razem ją przejdziemy krok po kroku.