Polityka otwartych drzwi – dlaczego niszczy Twoją produktywność jako menedżera

Masz politykę otwartych drzwi, jesteś dostępny zawsze, czujesz się dobrym szefem, a potem patrzysz na zegarek, jest 17:00 i nie zrobiłeś nic ze swojej listy, bo przez osiem godzin odpowiadałeś na pytania które Twój zespół mógł rozwiązać sam.

• Pułapka bycia zawsze dostępnym
• Dlaczego zespół przychodzi z pytaniami, na które zna odpowiedź
• Rozwiązanie 1: wyznacz dwie godziny dziennie bez przerywania
• Rozwiązanie 2: jedno pytanie zamiast gotowej odpowiedzi
• FAQ

Pułapka bycia zawsze dostępnym

Masz politykę otwartych drzwi, jesteś dostępny zawsze, każdy może wejść z pytaniem. Czujesz się dobrym szefem, a potem patrzysz na zegarek, jest 17:00 i nie zrobiłeś nic ze swojej listy, bo przez osiem godzin odpowiadałeś na pytania które Twój zespół mógł rozwiązać sam.

To jeden z najczęstszych wzorców, z którymi pracuję na sesjach coachingowych. Menedżer, który chce być pomocny, który chce być blisko zespołu, który boi się że zamknięte drzwi oznaczają brak empatii. W efekcie poświęca cały swój czas na odpowiadanie na pytania operacyjne i nie ma przestrzeni na własną pracę strategiczną.

Polityka otwartych drzwi nie czyni Cię lepszym szefem. Czyni Cię bardziej dostępnym, ale nie bardziej efektywnym, a zespół, który przychodzi z każdym pytaniem, nie uczy się samodzielności.

Dlaczego zespół przychodzi z pytaniami, na które zna odpowiedź

Bo może, bo jest łatwiej zapytać niż pomyśleć, bo każde wcześniejsze pytanie spotkało się z natychmiastową odpowiedzią, więc nie ma powodu żeby próbować sam.

W osiemdziesięciu procentach przypadków osoba, która przychodzi z pytaniem, zna odpowiedź. Nie przychodzi dlatego, że nie wie. Przychodzi dlatego, że boi się podjąć decyzję samodzielnie, albo dlatego, że Ty nauczyłeś ją, że każda decyzja musi przejść przez Ciebie.

To jest pułapka, którą sam budujesz. Im bardziej jesteś dostępny, tym mniej samodzielny robi się zespół. Im mniej samodzielny jest zespół, tym bardziej musisz być dostępny. Spirala, z której trudno wyjść.

Dwa rozwiązania, które pomagają przerwać ten cykl.

Rozwiązanie 1: wyznacz dwie godziny dziennie bez przerywania

Nie chodzi o zamknięcie drzwi na cały dzień. Chodzi o wyznaczenie dwóch godzin, kiedy nikt nie wchodzi, kiedy nie odpowiadasz na pytania, nie sprawdzasz maila, nie reagujesz na komunikatory.

Dwie godziny dziennie na Twoją pracę. Na myślenie strategiczne, na planowanie, na rzeczy które wymagają skupienia i które robisz po godzinach, bo w ciągu dnia nie masz na nie czasu.

Jak to wdrożyć:

• Wybierz stałą porę (np. 9:00-11:00 albo 13:00-15:00)
• Powiedz zespołowi: w tych godzinach jestem niedostępny, chyba że płonie budynek
• Trzymaj się tego konsekwentnie przez minimum dwa tygodnie

Zespół się przystosuje. Na początku może być opór albo zaskoczenie. Po dwóch tygodniach ludzie zaczną rozwiązywać problemy sami, bo nie będą mieli innego wyjścia, a Ty odkryjesz, że masz czas na rzeczy, na które od miesięcy go brakowało.

Rozwiązanie 2: jedno pytanie zamiast gotowej odpowiedzi

Kiedy ktoś przyjdzie z pytaniem, nie odpowiadaj. Zamiast tego zadaj jedno pytanie: „Co byś zrobił, gdyby mnie tu nie było?”

To proste pytanie robi trzy rzeczy:

• Zmusza pracownika do przemyślenia problemu
• Pokazuje mu, że ufasz jego kompetencjom
• W 80% przypadków prowadzi do odpowiedzi, którą pracownik już miał, ale nie miał odwagi jej użyć

Odpowiedź już mają, potrzebują tylko Twojego potwierdzenia. Kiedy zamiast potwierdzenia pytasz „co byś zrobił”, uczysz ich że mogą decydować sami.

To nie brak wsparcia, to budowanie samodzielności. Dobry menedżer nie odpowiada na każde pytanie, uczy ludzi odpowiadać sobie samym.

FAQ

Czy zamknięcie drzwi nie sprawi że zespół poczuje się zignorowany?

Nie, jeśli wyjaśnisz dlaczego to robisz i kiedy jesteś dostępny. Ludzie nie potrzebują dostępu do Ciebie 8 godzin dziennie. Potrzebują wiedzieć, kiedy mogą przyjść i że wtedy będziesz dla nich w pełni obecny. Dwie godziny pełnej uwagi są warte więcej niż osiem godzin półuwagi.

Co jeśli mój zespół nie jest gotowy na samodzielne decyzje?

Zacznij od małych rzeczy. Nie rzucaj ich na głęboką wodę z dnia na dzień. Przez pierwszy tydzień pytaj „co byś zrobił” i potwierdzaj ich decyzje. Po dwóch tygodniach przestań potwierdzać, powiedz „brzmi dobrze, rób”. Po miesiącu wielu przestanie w ogóle przychodzić z drobnymi sprawami.

Czy dwie godziny dziennie wystarczą na moją pracę strategiczną?

To minimum. Jeśli możesz wywalczyć trzy, tym lepiej, ale dwie godziny dziennie to 10 godzin tygodniowo, 40 godzin miesięcznie. W te 40 godzin zmieści się sporo pracy, której teraz nie robisz wcale.

Co jeśli mój szef oczekuje że będę dostępny non-stop?

Porozmawiaj z nim o tym, jak rozkłada się Twój czas. Pokaż konkretnie: przez 6 godzin dziennie odpowiadam na pytania operacyjne, przez 2 godziny robię swoją pracę. Zapytaj: co jest ważniejsze? Większość przełożonych zrozumie, kiedy zobaczą dane.

Czy to nie jest lenistwo zamaskowane jako strategia?

Nie. Lenistwo to unikanie pracy. Zamknięte drzwi na dwie godziny to inwestycja w pracę, która wymaga skupienia. Raport, który piszesz po godzinach bo w ciągu dnia nie masz czasu, mógłbyś napisać w te dwie godziny. Strategia, którą odkładasz od kwartału, mogłaby powstać w tydzień.

Podsumowanie

Polityka otwartych drzwi brzmi jak cecha dobrego szefa, ale w praktyce prowadzi do tego, że nie robisz swojej pracy i uczysz zespół bezradności.

Dwa rozwiązania: wyznacz dwie godziny dziennie bez przerywania i zamiast dawać gotowe odpowiedzi, pytaj „co byś zrobił, gdyby mnie tu nie było”. Przez dwa tygodnie konsekwentnie i obserwuj efekty.