Wpisy

zaległe sprawy

Zaległe sprawy? Sprawdź, jak ruszyć je z miejsca!

Gdy lista zaległości rośnie, a z nią stres i poczucie bezradności, wiele osób wini za taką sytuację swoją motywację. „Muszę się wziąć w garść”, „Muszę się zmobilizować” – często to sobie powtarzamy w takich sytuacjach. I jeśli „przymuszanie” działa, to super! Jest powód do satysfakcji. Jednak co robić, gdy powtarzane „muszę się za to zabrać”, „chcę się za to zabrać” itp. nie przynosi efektów? Gdy czas mija, a nam, poza rosnącym poczuciem winy nie przybywa efektów?

Jest jedna żelazna zasada, która pomoże nam obejść nasz wewnętrzny opór i skutecznie realizować zadania i zaległe sprawy. To niewielka korekta podejścia do planowania zadań, która przyniesie Ci ogromną różnicę w skuteczności. I tą właśnie zasadą chcę się dziś z Wami podzielić.

🎥 Wolisz obejrzeć film na ten temat? Kliknij poniżej na mój kanał na YouTube

W czasie szkoleń z zarządzania sobą w czasie i sesji coachingowych z moimi Klientami każdego, kto chce ruszyć zaległe sprawy z miejsca, proszę najpierw, aby spisał listę swoich zaległych i bieżących spraw na kartce. Piszemy, „katalogujemy” wszystko po kolei, sprawdzamy, jak długo dane zadanie widnieje na liście to-do. I już na tym etapie zaczyna być jasne, gdzie leży przyczyna, że tak trudno zabrać się za niektóre zadania.

Jak planujemy zaległe sprawy?

Często na kartkach moich Klientów pojawiają się takie pozycje:

– wysłać ofertę klientowi

– zadzwonić do Klienta w sprawie maila

– zrobić notatkę po spotkaniu

Osobę postronną, czytającą listę tak banalnych zadań może zastanawiać, co jest trudnego w kliknięciu przycisku „Wyślij” w skrzynce mailowej, albo w wybraniu numeru do klienta i dlaczego w ogóle taka pozycja „wisi” na liście zaległych spraw.

W wysłaniu maila z ofertą nie ma nic trudnego, ale po dodatkowych pytaniach dość szybko okazuje się, że pod tą pozycją „wyślij maila” kryje się duuuużo więcej. Bo wysłanie maila z ofertą wymaga najpierw szeregu prac przygotowawczych. Przed wysłaniem trzeba tę ofertę dokończyć, wcześniej skonsultować ją z zespołem, nanieść ewentualne poprawki i dopiero wtedy wysłanie ostatecznej wersji klientowi będzie możliwe.

Zatem zadanie o nazwie „wysłać ofertę” wcale nie jest jedynie wysłaniem maila, ale skrótem myślowym, pod którym kryje się zbiór wielu wcześniejszych czynności, wymagających czasu, skupienia i organizacji.

Mylące ogólniki

Podobnie w przypadku zadania „zadzwonić do Klienta w sprawie maila”. To przykład zadania, jakie wpisała kiedyś na moim szkoleniu – pracująca w agencji reklamowej – jedna z Uczestniczek. Okazało się, że telefon miał dotyczyć maila w sprawie opracowania kreacji na kampanię reklamową dla zupełnie nowego produktu. Do pierwszej propozycji pojawiły się od klienta pytania.

Zadanie więc, wiszące od kilku dni w skrzynce mailowej, w rzeczywistości polegało na wykonaniu kilku złożonych etapów. Na zebraniu pytań i uwag od całego zespołu i skoordynowaniu telekonferencji z zespołem klientem, omówieniu pomysłów na kampanię, spisaniu wniosków i dopiero wtedy na rozesłaniu końcowych ustaleń między wszystkimi zainteresowanymi. Skomplikowane? Bardzo! Nawet opisanie kolejnych kroków sprawia mi trudność.

Widzisz już, jaki problem i jaka zasada wyłania się z przytoczonych przykładów? Jeśli na twojej liście rzeczy do zrobienia lądują niepozorne 2-3 zaległe sprawy, a jest ci trudno się za nie zabrać, zweryfikuj wnikliwie co się pod zapisanymi ogólnymi hasłami kryje.

Pułapka wygody

Pułapkę planowania spraw na bardzo ogólnym poziomie zastawia na nas nasz mózg. On lubi uproszczenia, myślenie na skróty i niską wnikliwość. Jego zadaniem jest oszczędzać naszą energię i nasze siły. Dlatego podpowiada nam drogę na skróty i bardziej złożone zadania zamyka w proste „wysłać ofertę”, „zadzwonić do Klienta”.

Pamiętam z czasów, gdy moje dzieci były małe wiersz Michała Zawadki o motywacji. Wiersz zawierał dość drastyczną, ale obrazową metaforę wyrażaną w pytaniu: „Czy można zjeść słonia”. Konkluzja w wierszu była taka, że owszem, słonia da się spokojnie zjeść, ale po kawałku.

Zaległe sprawy? Na co zwracać uwagę

Podobnie z zadaniami. Borykasz się z zaległymi sprawami – spisz je sobie na kartce. Następnie zadbaj, by rozpisać dane zadanie na szczegółowy zestaw czynności niezbędnych do danego zadania. Sprawdzisz w ten sposób, czy za pozornie prostą czynnością „posprzątać garaż” nie czai się aby coś więcej, niż tylko pojawienie się tam z mopem, by przetrzeć podłogę. 🙂

Gdy zapiszesz zadanie na kartce, następnie określisz wszystkie czynności, jakie masz w ramach tego zadania wykonać, pozostaje ostatnia czynność, gwarantująca sukces i skuteczność. Wybierz pierwsze, konkretne działanie, które pozwoli Ci dane zadanie ruszyć z miejsca.

Liczy się pierwszy krok

Wracając do dwóch przykładów z moich szkoleń: osoba, która przygotowywała ofertę jako pierwszy krok wyznaczyła sobie „umówić spotkanie z 2 wybranymi osobami z zespołu, by skonsultować aktualny draft oferty.” Osoba, która miała „zadzwonić do Klienta”, jako pierwszy krok ruszający sprawę z miejsca, podała „określenie w swoim kalendarzu 3 terminów na zorganizowanie wewnętrznego spotkania”.

Zawsze, gdy masz już zapisane zadanie i rozpiszesz je na kolejne działania, określ, co jest pierwszym krokiem, który nada temu zadaniu bieg. W przypadku sprzątania garażu mogłoby to być wyznaczenie sobie czasu, gdy zaczynam. Czyli wpisanie do kalnedarza „sprzatanie garażu- początek” na sobotę od 14:00. Bo ustaliłeś już, że wtedy w domu będzie Twój sąsiad, którego poprosisz o pomoc w przestawieniu szafy blokującej drzwi z garażu do domu.

Podsumowując, zamiast planować zadania w głowie, zapisuj. Zamiast używać skrótów i uproszczeń myślowych, rozpisuj zadania na szczegółowe czynności. Gdy masz listę „podzadań”, określ pierwsze, nadające sprawie bieg. W ten sposób masz listę „małych zadań” do wykonania (a nie całego słonia), wiesz, na czy skupić się w danej chwili i wszystko trzymasz zapisane. To się nie może nie udać! 🙂 Wszystko już pójdzie zgodnie z planem.

NEWSLETTER

BĄDŹ NA BIEŻĄCO I ZYSKAJ:

Najnowsze artykuły, hity cenowe, nadchodzące kursy!

    • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez MALESZKO.EDU Urszula Maleszko-Grabowska z siedzibą w Warszawie ul. Odkryta 1A oraz na otrzymywanie na podany adres e-mail informacji handlowych. Podanie danych jest dobrowolne. Przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.

    /by
    nawyki

    Niedotrzymane postanowienia i plany? Kształtuj swoje nawyki!

    Mówi się, że nawyki to nasza druga natura i jest w tym sporo prawdy. Dla przykładu, wszystkie nasze noworoczne postanowienia dotyczą właśnie nawyków: albo zmiany tych złych albo wypracowywania nowych.

    Z definicji nawyk to „decyzja, która stała się zautomatyzowanym działaniem”. Szacuje się, że ponad 40 proc. działań, jakie podejmujemy każdego dnia jest efektem wypracowanych nawyków, a nie świadomych decyzji. („Siła nawyku”, Charles Duhigg.)

    To, że pomimo mocnego postanowienia, zamiast wypełniać zestawienia do pracy, ponownie siedzisz na Facebooku, zawdzięczasz właśnie swojemu nawykowi.

    🎥 Wolisz obejrzeć film na ten temat? Kliknij poniżej na mój kanał na YouTube

    Czy wobec tego nawyki to samo zło?

    Absolutnie nie. Warto wiedzieć, że nawyki dzielimy na takie, które są:

    • pozytywne i ułatwiają nam codzienne funkcjonowanie oraz planowanie codziennych aktywności
    • negatywne, czyli takie, które pożerają nam czas, znacząco utrudniają, a niekiedy uniemożliwiają wykonanie zadań na czas.

    Jak powstają nawyki?

    Przez powtórzenia. Każdy nawyk, im częściej i dłużej realizowany, tym większy ślad pozostawia w naszym mózgu. Stare, zautomatyzowane nawyki są w naszym życiu jak wielka autostrada. Korzystamy z nich szybko, wygodnie, bez zużywania nadmiaru energii. Zmiana takiego dobrze opanowanego nawyku przypomina zjazd ze wspomnianej autostrady i przeprawę nieistniejącą ścieżką przez gęsty las.

    Jak wygląda zmiana nawyku?

    Gdy zaczynasz wprowadzać w życie zupełnie nowy nawyk, przez dzień czy dwa wędrujesz tą nową ścieżką. Może nawet podziwiasz widoki i cieszysz się z wysiłku przeprawy. Gdy jednak trzeciego dnia pojawia się sytuacja, że bardzo Ci się śpieszy… szybko wskoczysz na swoją starą „autostradę”, bo doskonale ją znasz, bo tam nie potrzebujesz energii i wysiłku, bo oszczędzisz czas!

    To jak zmienić skutecznie nawyk?

    Pomyśl o sobie i poszukaj jakiegoś swojego nawyku do zmiany. Na przykład pomyśl, jak nawykowo radzisz sobie w ciągu dnia pracy ze zmęczeniem, znużeniem lub niepokojem.

    Jak wtedy nawykowo uciekasz od zadania i szukasz chwili odprężenia? Jaką czynność wtedy wykonujesz? Być może zaglądasz do filmików na YouTubie, idziesz zjeść coś słodkiego, włączasz telewizję, robisz kolejną kawę, dzwonisz do znajomego lub przeglądasz po raz kolejny skrzynkę pocztową.

    Czynność, którą wybierasz, to Twój aktywator nawyku. Zamiast od razu zmieniać cały nawyk, zrób na początek coś, co jest trochę prostsze: zastosuj „strategię podmiany”. Jest ona dużo łatwiejsza i realna do wprowadzenia.

    Strategia podmiany polega na wprowadzeniu bardziej wartościowej czynności, która dostarczy Ci podobnego rezultatu (obniżenie stresu, chwila odprężenia, chwili spokoju).

    Jeżeli na przykład masz odruch oglądania bezsensownych filmików o śmiesznych zwierzakach na YouTubie (a to Ty wiesz, czy są dla Ciebie bezsensownymi pożeraczami czasu), ustal ze sobą (i koniecznie sobie to zapisz), jaki rodzaj filmów będzie bardziej wartościowy, np. film z nauką języka obcego lub filmiki branżowe.

    Ustal ze sobą zmianę jednego małego nawyku i stosuj ją konsekwentnie tylko przez tydzień. Po tygodniu przyjrzyj się korzyściom, jakie modyfikacja niesie ze sobą. Jeżeli zmodyfikowany nawyk Ci służy, to kontynuuj go w celu utrwalenia. Jeżeli ocenisz, że wymaga kolejnej podmiany, to spróbuj jeszcze raz, tak, aby modyfikacja była dla Ciebie satysfakcjonująca. Powodzenia.

    NEWSLETTER

    BĄDŹ NA BIEŻĄCO I ZYSKAJ:

    Najnowsze artykuły, hity cenowe, nadchodzące kursy!

      • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez MALESZKO.EDU Urszula Maleszko-Grabowska z siedzibą w Warszawie ul. Odkryta 1A oraz na otrzymywanie na podany adres e-mail informacji handlowych. Podanie danych jest dobrowolne. Przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.

      /by
      autopilot

      Anatomia chaosu – bezmyślne życie na autopilocie

      Jeden z moich Klientów – Piotr, w sesjach coachingowych opowiedział mi ostatnio o niespotykanej dla niego sytuacji.

      Pewnego wieczora, gdy w piątkowe popołudnie wszedł do swojej sypialni, zaczął się przebierać w piżamę i rozmyślać o tym, jak w pracy piętrzyły się przed nim niezliczone trudności.

      Przez głowę przewijały mu się rozważania o tym, że koledzy zrzucają na niego odpowiedzialność za wszystkie ważne kwestie. Myślał też o tym, jak ciężko mu wybrnąć z tej sytuacji, bo robili to w pozornie miły sposób: „To zadanie dla ciebie, bo najlepiej się na tym znasz”, „Zadzwoń do Klienta, bo on Ciebie lubi…”

      🎥 Wolisz obejrzeć film na ten temat? Kliknij poniżej na mój kanał na YouTube

      O kurcze! – w pewnej chwili swoich rozmyślań powiedział do siebie mój Klient- nie wpisałem do kalendarza, że obiecałem kontrahentowi zadzwonić do niego z samego rana, żeby ustalić termin spotkania. Kalendarz chyba zostawiłem w pokoju syna.

      Syn… – jego myśli pobiegły teraz w tym kierunku. Martwiły go bowiem słabe oceny chłopca. To już drugi rok nauczania zdalnego, a w następnym roku egzamin ósmoklasisty. No właśnie, mieliśmy z Kasią porozmawiać o korepetycjach. Ona uważa, że nie warto zaczynać już latem, mi się wydaje jednak…

      „Piotrek rusz się! Rodzice już idą” – głos żony z korytarza wyrwał go gwałtownie z rozmyślań. I w tym momencie dotarło do niego, że do sypialni poszedł nie po to, żeby się położyć, ale po wieszaki na płaszcze dla rodziców, którzy niebawem mieli wpaść na kolację.

      Czym jest autopilot?

      Czy Piotr miał problemy z pamięcią? Bynajmniej… Piotr, pod natłokiem wielości zdarzeń, był tak zatopiony w rozważaniach, że wykonywane czynności podejmował na autopilocie. Autopilot to mechanizm umysłu, który zajęty niekończącym się strumieniem myśli odcina nas od świadomego przeżywania teraźniejszości.

      Może tobie także zdarzyła się taka sytuacja:

      • jechałeś do sklepu, a złapałeś się na tym, że właśnie skręciłeś w drogę, która prowadzi Cię codziennie do pracy
      • zacząłeś obierać ziemniaki, mimo, że wcześniej przygotowałeś sobie wszystkie składniki na potrawę z ryżem
      • odpisywałeś na maile i po pół godziny, odkładając komputer, uświadomiłeś sobie, że zajrzałeś na skrzynkę tylko po plik potrzebny Ci do raportu

      To trochę tak, jakby twój umysł działał niezależnie od ciała, lub odwrotnie – ciało działało automatycznie, w oderwaniu od umysłu. A wszystko dzieje się tak subtelnie, że przez długie godziny możesz nie być tego świadomym.

      Czy autopilot jest pomocny?

      Autopilot może nam czasem nastręczyć problemów, a jednocześnie jest jednym z największych dokonań ewolucji. Pomaga nam, bo jednorazowo możemy się mocno skupić tylko na jednej rzeczy lub powierzchownie na kilku mniej znaczących.

      Zatem, gdy po głowie plącze Ci się kilka a może nawet kilkanaście ważnych myśli – Twoja „pamięć robocza” zaczyna się przepełniać. To moment, kiedy zaczynasz odczuwać stres. Jest tyle spraw do załatwienia, problemów do rozwiązania, tyle wątpliwości, zmartwień, zadań w kolejce…

      To w takich sytuacjach ludzie mówią, że „życie przecieka im przez palce”. Bo nie da się jednocześnie cieszyć spacerem z dzieckiem i myśleć o wczorajszych problemach w pracy, dostrzegać piękna wiosny i myśleć o tym, co trzeba jutro kupić na obiad dla rodziny.

      Gdy pogrążasz się głęboko w swoich myślach, w końcu Twój umysł się zawiesza i ciało potrzebuje wsparcia do funkcjonowania – włącza autopilota.

      To w sposób oczywisty pomocne – dzięki temu pogrążeni w myślach możemy prowadzić samochód, gotować obiad, pisać raport.

      Wady funkcjonowania na autopilocie

      Autopilot niesie też ze sobą pewne niebezpieczeństwa i ograniczenia. Bo to tryb oszczędnościowy, często w niewielkim stopniu angażujący naszą świadomość. To dlatego nie do końca wiemy, co robimy i najlepszym przykładem była historia mojego Klienta…

      W trybie autopilota nawyk wywołuje nawyk. Łapiesz się najpierw na tym, że wychodząc z pracy tak bardzo zagadałeś się ze współpracownikiem, że nie zabrałeś ze stołu kluczy do domu, choć mówiłeś sobie, żeby pamiętać, że tam leżą. Po dojściu do domu uświadamiasz sobie, że dotarłeś tu automatycznie zapominając, że umówiłeś się na mieście. Siedząc w taksówce i pędząc spóźniony na spotkanie uświadamiasz sobie, że nie masz przy sobie gotówki… itd.

      Funkcjonując na autopilocie zmniejszasz lub gubisz kontrolę na swoim życiem i nad czasem. Tracisz go na naprawianie błędów i niedociągnięć. Marnujesz czas na robienie czegoś, czego być może wcale nie planowałeś, podczas gdy faktyczne zadania, które miałeś do realizacji, czekają…

      W Twoje życie subtelnie, krok po kroku, wkrada się chaos.

      Jeśli dodatkowo nawykowe myśli są negatywne: „ktoś na pewno myśli o mnie źle”, „ktoś na pewno chce mnie wykorzystać”, „ktoś na pewno zrobił tak, bo chciał mi zrobić na złość”, to do chaosu dołącza stres, smutek i lęk.

      Trenuj uważność!

      Co zatem zrobić? Sekretem jest zauważanie, kiedy w Twojej głowie kłębi się zbyt wiele myśli, czy kiedy te myśli z góry zakładają czarne scenariusze. Sekretem jest swego rodzaju przebudzenie: uważność na to, co się dzieje, czego doświadczam, co czuję i myślę.

      I zanim powiesz, że to nie takie łatwe – nie bez powodu mówi się o praktykowaniu lub treningu uważności. Wysportowanej sylwetki nie osiągniesz bez ćwiczeń, to samo dotyczy spokoju, skupienia na chwili obecnej, świadomego życia.

      Ćwicz skupianie się na tym co tu i teraz. Zauważaj, gdy jesteś bez końca zatopiony w myślach, gdy tkwisz myślami w tym, co już się wydarzyło lub gdy jesteś nimi już w przyszłości: w okolicach jutra, a może tego, co za miesiąc lub za 10 lat.

      Skupiając się na tym, na co realnie masz wpływ, obniżasz swój stres, odzyskujesz kontrolę, wiesz, co robisz. Będąc bardziej „obecnym” w pracy, staniesz się bardziej efektywnym. Będąc bardziej „obecnym” w domu, odzyskasz radość z przebywania z bliskimi. Same zalety, dlatego warto. Życzymy ci wspaniałego treningu bycia w teraźniejszości 🙂

      NEWSLETTER

      BĄDŹ NA BIEŻĄCO I ZYSKAJ:

      Najnowsze artykuły, hity cenowe, nadchodzące kursy!

        • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez MALESZKO.EDU Urszula Maleszko-Grabowska z siedzibą w Warszawie ul. Odkryta 1A oraz na otrzymywanie na podany adres e-mail informacji handlowych. Podanie danych jest dobrowolne. Przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.

        /by
        dlaczego czas tak szybko mija

        Dlaczego czas tak szybko mija, gdy mam wolne?

        Kiedy myślmy o zarządzaniu czasem, to w miarę oczywiste wydaje nam się zarządzanie czasem pracy. Tymczasem zagadnienie zarządzania czasem warto rozważyć również w kontekście czasu wolnego. I chodzi tu zarówno o urlop, weekend, jak i wolne popołudnie.

        Zastanów się przez chwilę, jak często zdarza Ci się po weekendzie stwierdzić: „nie wiem gdzie mi umknął ten czas”, albo powiedzieć: „miałam tyle planów, czas minął, a ja nic nie zrobiłam”. A może po urlopie czujesz się tak samo zmęczony, jak przed?

        No właśnie, dlatego z pomocą przychodzi umiejętność zarządzania czasem wolnym, czyli takiego organizowania sobie czasu, by spędzać go bardziej efektywnie. By nie kończyć weekendu czy urlopu z poczuciem, że czas nam minął, a nic konstruktywnego się dla nas nie wydarzyło.

        Sprawdziłam to na samej sobie. Dopóki nie przeformułowałam swojej organizacji czasu wolnego, często zdarzało mi się, zwłaszcza w weekend, albo mieć poczucie przeładowania obowiązkami i przytłoczenia, albo że nie zrobiłam niczego ze swoich planów i zmarnowałam ten czas.

        Dlatego wyciągając wnioski z tego, czego nauczyłam się o zarządzaniu czasem, w każdy weekend, siedząc z poranną kawą, spisuję to, co chcę, aby się w ten weekend wydarzyło (łącznie z listą zakupów i podziałem zadań na dzieci), a następnie planuję sobie trzy najważniejsze zadania.

        Trzy najważniejsze zadania dnia (3NZD) to rozwiązanie, które przeniosłam do organizowania się w życiu prywatnym z życia zawodowego. 3NZD to trzy rzeczy, które chcę, aby zrealizowały się w moim wolnym czasie.

        Zapisuję te trzy cele (3 maksimum), dzięki czemu wiem, że zakończę wspomniany wcześniej weekend z poczuciem sensownie wykorzystanego czasu.

        Podobnie warto robić w czasie urlopu. Od lat, na wyjazdach z rodziną ustalamy, jakie 3 rzeczy, 3 aspekty wakacji, są dla każdego ważne. A potem czynimy ustalenia, jak nasze potrzeby pogodzić. Także, jeśli chcesz spróbować, możesz na przykład zapisać sobie trzy najważniejsze miejsca, które chcesz podczas wyjazdu odwiedzić, byś uznał urlop za udany i dobrze wykorzystany.

        By rzeczywiście zadziałała satysfakcja i frajda z dobrze wykorzystanego czasu, pamiętaj, że chodzi w tym głównie o to, by tych planów nie było zbyt dużo. By nie były przeładowane, a zdecydowanie wyważone. Dzięki temu nie będą dla Ciebie źródłem stresu i Twój mózg nie będzie szukał wymówek, by jednak dać sobie z nimi spokój.

        Uczestnik jednego z moich szkoleń z zarządzania czasem, w czasie modułu poświęconego właśnie zarządzaniu czasem wolnym, rzucił w grupie pytanie: „No dobrze, ale czy nie o to chodzi w czasie wolnym, żeby nic nie planować? Bo co ze spontanicznością, luzem i odpoczynkiem?”

        To było dobre pytanie i słuszna myśl.

        Planowanie i korzystanie z umiejętności zarządzania czasem w kontekście życia prywatnego to poszukiwanie optimum.

        Właśnie po to, by się nie przeładowywać, ale też mieć poczucie dobrej organizacji (bo przecież w życiu prywatnym normalnie mamy także mnóstwo codziennych spraw „do ogarnięcia), na czas wolny planujemy sobie trzy najważniejsze zadania dnia.

        Możemy mieć więcej planów, jednak wyłonienie 3NZD jest kluczowe dla poczucia spełnienia i sensu.

        I tym sposobem utrzymujemy też balans między spontanicznością i realizacją tego, co mamy ważne i zaległe.

        Tak więc, zarządzaj swoim wolnym czasem, by nadawać kierunek swoim działaniom, a resztę czasu pozostawiaj spontaniczności. Dzięki temu z jednej strony unikniesz poczucia, że czas przecieka Ci przez palce, z drugiej dasz sobie przestrzeń na dowolność.

        Podsumowując, celem zarządzania czasem prywatnym jest poszukanie optimum między odpoczynkiem a satysfakcją z tego, że „ogarniasz” 🙂

        NEWSLETTER

        BĄDŹ NA BIEŻĄCO I ZYSKAJ:

        Najnowsze artykuły, hity cenowe, nadchodzące kursy!

        asert

          • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez MALESZKO.EDU Urszula Maleszko-Grabowska z siedzibą w Warszawie ul. Odkryta 1A oraz na otrzymywanie na podany adres e-mail informacji handlowych. Podanie danych jest dobrowolne. Przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.

          /by
          , ,

          Zarządzanie czasem a prawo kontroli

          Czas jest zasobem, którego nie można zaoszczędzić na przyszłość, ani odzyskać, gdy się go utraci.

          O czasie, o zarządzaniu czasem i o braku czasu odbyłam już chyba setki rozmów. Na szkoleniach, w coachingu, w zwyczajnych rozmowach.

          Jedną swoją rozmowę pamiętam szczególnie wyraźnie. Miała miejsce kilka dobrych lat temu, ze znajomym, który opowiadał mi historię swojego ojca. Ojciec ten, z powodu swojego stanu zdrowia, w wieku około 40 lat, zrezygnował całkowicie z pracy zawodowej. Od tamtego czasu, przez wiele lat, zajmował się dorastającymi dziećmi, domem, ogrodem. Obecnie, jak opowiadał mi znajomy, ojciec ma już ponad 70 lat i zawsze MA CZAS. Ma czas, żeby gdzieś pojechać, załatwić rodzinne sprawy, popilnować wnuków, dowieźć obiadki, dostarczyć pisma do urzędów.

          Znajomy w czasie swojej opowieści, kilka razy i z dużą tęsknotą w głosie, powtórzył zdanie, które zwróciło moją uwagę i skłoniło do refleksji.

          „Gdybym tylko ja miał w życiu tyle czasu, co mój ojciec…”

          Po chwili refleksji i zastanowieniu, odniosłam się do jego słów. A moja odpowiedź, chociaż wydawać by się mogło, oczywista, była dla niego zaskoczeniem i wprawiła go w zdumienie.

          Otóż, gdy usłyszałam tę jego myśl (zakładam, że wypowiadaną latami jak mantrę) zapytałam:  „A to nie jest tak, że każdego dnia każdy z nas ma dokładnie tyle samo czasu?…”

          Pamiętam, że mój znajomy zamyślił się wtedy nad tym, co usłyszał. Na swoją tęsknotą do „posiadania” więcej czasu. Nad presją, pod jaką żył od wielu lat. Nad poczuciem, że pragnąłby mieć więcej wpływu na własne życie…

          Psychologia zarządzania czasem opiera się na prostej zasadzie, zwanej PRAWEM KONTROLI.

          Mówi ona, że czujesz się dobrze z samym sobą tylko w takim stopniu, w jakim masz poczucie kontroli nad własnym życiem. Głosi równocześnie, że czujesz się źle z samym sobą w stopniu, w jakim masz wrażenie braku kontroli nad swoim życiem lub swoją pracą.

          Psycholodzy rozróżniają wewnętrzne źródło kontroli, przy którym czujemy, że jesteśmy panami własnego przeznaczenia, oraz zewnętrzne źródło kontroli, przy którym mamy wrażenie, że o naszym życiu decydują czynniki zewnętrzne.

          Kiedy kontrola pochodzi ze źródła zewnętrznego, wydaje nam się, że o naszym życiu decydują szef, rachunki, potrzeby i plany bliskich, ciężar pracy i obowiązków. Czujemy wtedy, że mamy zbyt dużo do zrobienia w zbyt krótkim czasie oraz że nie decydujemy sami o swoim czasie i życiu. Większość tego, co robimy w takim funkcjonowaniu polega na reagowaniu na zdarzenia zewnętrzne.

          Mówimy sobie wtedy, że potrzebujemy więcej czasu.

          Jest duża różnica między działaniem, o którym decydujemy sami i które jest zorientowane na cel, a reagowaniem, które polega na doraźnym uleganiu zewnętrznej presji.

          To różnica JAKOŚCIOWA, między nastawieniem pozytywnym i poczuciem kontroli a nastawieniem negatywnym, stresem i poczuciem bycia pod presją.

          Aby doświadczać w życiu satysfakcji, buduj maksymalne poczucie kontroli nad najważniejszymi aspektami swojego życia zawodowego i osobistego. Zanim tego dokonasz, potrzebujesz określić najpierw, które obszary Twojego życia są dla Ciebie najważniejsze. A następnie będziesz mógł tak dokonywać wyborów, aby potrzebom w tych obszarach dawać jakościowy czas, miejsce i uwagę.

          Często wydaje nam się, że zarządzanie czasem to rozpisanie zadań w kalendarzu. Tymczasem kwestia jest o wiele bardziej złożona. Zarządzanie czasem, a przede wszystkim budowanie poczucia wpływu na własne życie, zaczyna się tak naprawdę od określenia własnych potrzeb, ustalenia planów i celów, na których nam najbardziej zależy. Następnym krokiem jest praca nad własną motywacją i konsekwentne realizowanie najważniejszych swoich potrzeb.

          Podczas szkolenia poświęconego zarządzaniu sobą w czasie uczymy Uczestników, jak mieć wpływ na własne życie, jak umiejętnie określać sobie cele i skupiać się w życiu na tym, co dla nas naprawdę ważne. Czyli jak budować wpływ na własne życie i świadomie przyczyniać się do własnej, życiowej satysfakcji.

          NEWSLETTER

          Chcesz być na bieżąco i otrzymywać powiadomienia o nowych, inspirujących artykułach, nadchodzących kursach i ciekawostkach rozwojowych? Zapisz się do newslettera:

            • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez MALESZKO.EDU Urszula Maleszko-Grabowska z siedzibą w Warszawie ul. Odkryta 1A oraz na otrzymywanie na podany adres e-mail informacji handlowych. Podanie danych jest dobrowolne. Przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.

            /by
            , ,

            Zachęć się do działania – o chemii strachu i zaangażowania

            Dziś opowiem Wam o moich dwóch znajomych, Agacie i Agnieszce. Podczas naszego wspólnego spotkania rozmawiałyśmy o tym, jak radzimy sobie z zadaniami zawodowymi, których nie lubimy i co nas zachęca do działania.

            Rozmowa była o tyle ciekawa, bo znałyśmy się od lat i Agata od zawsze żyła w dużym pośpiechu, Agnieszka natomiast kojarzyła mi się ze spokojnym przygotowaniem i zaplanowanymi działaniami. Moje obserwacje dotyczyły również naszych wspólnych „babskich” wyjazdów.

            No więc, wracając do naszej rozmowy, Agata powiedziała:

            „Jak same wiecie, lubię robić zadania w ostatniej chwili. Presja czasu sprawia, że mam dwa razy więcej energii do działania. W pracy czasem nawet wyobrażam sobie, jak szef czy Klient byłby wściekły, gdybym nie skończyła powierzonego mi projektu. To sprawia, że pracuję naprawdę szybciej. W takiej stresowej sytuacji nie muszę nawet jeść, kawa mi wystarcza, mało do mnie dociera, pracuję jak w transie…”

            Agnieszka włączyła się do rozmowy, mówiąc: „To ciekawe, bo mnie mobilizuje sam fakt, że coś będzie zrobione na czas. Czasem nawet lubię zacząć wcześniej, jeżeli mam taką możliwość. Po zakończeniu zadania czuję radość, że wszystko mam na tip-top i zapas czasu, by sprawdzić bądź co zmienić, gdybym tak zdecydowała. Robienie rzeczy przed czasem i na czas jest dla mnie miłym uczuciem.”

            Dyskusja toczyła się dalej, bo temat wart był zgłębiania. Ustaliłyśmy że jeśli chodzi o mnie, kiedyś działałam zawsze na ostatnią chwilę i w pod ogromną presją czasu i stresu, a w ostatnich latach przechodzę systematycznie na stronę działania przed czasem.

            Które ze wspomnianych podejść jest bliższe Tobie? I czy wiesz, na czym polega między nimi różnica?

            Otóż odpowiedź kryje się w procesach chemicznych w naszych organizmach i w tym, czy bardziej lubisz adrenalinę czy dopaminę.

            Adrenalinę nasz organizm wydziela do krwi w momencie zagrożenia. Wyrzut adrenaliny wyzwala w nas nieodkryte dotąd pokłady energii, siły, koncentracji. Gdy mówimy „muszę się spiąć i to w końcu zrobić” znaczy właśnie, że potrzebujesz najpierw adrenaliny, by zabrać się za realizację tego, co masz zaplanowane.

            Dzięki adrenalinie możesz siedzieć po nocach, nie potrzebujesz snu, jedzenia, picia.

            Przez krótki czas Twój organizm skoncentrowany jest tylko na zadaniu. W takich mementach wizualizujemy sobie sytuację, gdy nie udaje nam się zdążyć na czas, jej konsekwencje i czujemy dreszczyk emocji. Działamy, bo chcemy uniknąć przykrych konsekwencji. Uczymy się chemii strachu.

            Warto jednak pamiętać, że w naszych organizmach nic nie dzieje się „za darmo”. Jesteśmy zaprogramowani tak, by jeść, pić, by wstać i rozprostować nogi i przede wszystkim by spać i się regenerować. Zatem im częściej zdarza Ci się realizować w ten sposób projekty, tym bardziej na szwank narażasz swoje zdrowie. Odbija się to też na jakości wykonywanej przez Ciebie pracy. Jest na czas, ale czy jest to satysfakcjonująca wersja wykonania zadania?

            Osoby, którymi w działaniach kieruje strach i adrenalina przyznają też, że im bardziej takie sytuacje stają się codziennością, tym częściej jej potrzebują, by działać. Najpierw motywuje je strach, potem do motywacji potrzebują już kryzysów, a w końcu łapią się na tym, że nieustannie gaszą pożary… Dzieje się tak, bo adrenalina uzależnia. Bałagan zawodowy szybko przenosi się też na życie prywatne i w końcu brakuje czasu na wszystko.

            Przyjemne uczucie, o którym wspomniała Agnieszka, moja druga znajoma, to działanie innego hormonu – dopaminy.

            To hormon nagrody i zaangażowania. Wydziela się, gdy robisz to, co lubisz, co sprawia Ci radość, daje satysfakcję. I kiedy odczuwasz efekty wydzielającej się dopaminy, pozytywne uczucie nakręca Cię jeszcze bardziej. Zyskujesz dodatkowe pokłady motywacji, by kolejne zadania robić na czas, w systematyczny sposób, bo ich podejmowanie po prostu daje Ci przyjemność i radość. Tak właśnie nasz organizm uczy się chemii zaangażowania.

            I jeśli znasz to uczucie, gdy z satysfakcją mówisz sobie „skończyłem na czas” lub „skończyłem przed czasem”, prawdopodobnie działasz właśnie pod wpływem chemii zaangażowania.

            Warto też wiedzieć, że kierowanie się strachem lub zaangażowaniem w działaniach nie jest nam na stałe przypisane jako cecha. Chemii zaangażowania można (i warto) się nauczyć.

            Kto odpowiada za Twoją motywację, na przykład w pracy?

            Czasem spotykam się z takimi stwierdzeniami: „szef nas nie potrafi motywować”, „nasza firma nas nie motywuje”. W pracy z menedżerami, gdy pytam ich kto odpowiada za motywację ich zespołów, ci również często odpowiadają, że to ich – czyli menedżerów – zadanie. W takim podejściu zaszyta jest sugestia, że motywacja jest efektem zewnętrznych czynników – presji czasu, klienta, zachęty szefa.

            Tak naprawdę masz wpływ i to Ty wybierasz, co Cię motywuje. Możesz nauczyć się, zamiast działać pod presją, działać w przyjemnej biochemii nagrody.

            Zacznij od odpowiedzi na pytanie: Po co mam to zrobić? Dlaczego to dla mnie ważne? Co dzięki zrobieniu tego (zadania) będę mieć? Szukaj swojej wewnętrznej motywacji.

            Odpowiedź na pytanie „Po co?” to Twój cel.

             

            NEWSLETTER

            Chcesz być na bieżąco i otrzymywać powiadomienia o nowych, inspirujących artykułach, nadchodzących kursach i ciekawostkach rozwojowych? Zapisz się do newslettera:

             

              • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez MALESZKO.EDU Urszula Maleszko-Grabowska z siedzibą w Warszawie ul. Odkryta 1A oraz na otrzymywanie na podany adres e-mail informacji handlowych. Podanie danych jest dobrowolne. Przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.

              /by
              , ,

              Dystraktory, czyli co cię najbardziej rozprasza

              Technologia jest bez dwóch zdań ogromnym dobrodziejstwem. Łączy nas ze sobą, ułatwia życie, jest też niekończącym się źródłem rozrywki… To, co jest jej zaletą, jednocześnie stanowi dla nas pułapkę. Sprawia, że w świecie, w którym żyjemy, nie brakuje nam rozpraszaczy wpływających na naszą efektywność.

              Jest to szczególnie ważna kwestia, gdy borykasz się z problemem realizacji wyznaczonych zadań na czas. Gdy odczuwasz problemy ze skupieniem na tym, co sobie zaplanowałeś. Gdy masz wrażenie, że mimo, że intensywnie pracujesz, to pracy jest coraz więcej a nie mniej. W takim momencie warto zwrócić uwagę, czy wpływu na to wszystko nie mają tzw. dystraktory.

              Czym są dystraktory?

              Najpopularniejsze dystraktory to:

              • telewizor
              • smartfon i wszystko, co się na nim znajduje: mail, media społecznościowe, muzyka, dostęp do serwisów informacyjnych, gry, powiadomienia
              • komputer
              • książki, gazety
              • nieporządek wokół Ciebie

              Oczywiście, każdy z nas ma także swoje własne dystraktory, które rozpraszają nas, a niekoniecznie muszą stanowić dystrakcję dla innych. Dlatego warto przez chwilę się zastanowić nad tym, co to może być i zrobić sobie swoją własną listę.

              Na listach moich klientów pojawiają się takie pozycje jak: długie i niezaplanowane rozmowy telefoniczne, ekspres do kawy, papieros, wyglądanie za okno, a osoby które pracowały w domu dodawały do listy np. zwierzęta domowe.

              Rzeczywistość wygląda zatem tak, że na co dzień otaczają nas dziesiątki przedmiotów, które rozpraszają naszą uwagę i wpływają na naszą efektywność.

              To stąd też bierze się poczucie, że godzina mija nam jak pięć minut, a dzień wcale nie ma 24 godzin. Ponieważ rozpraszają nas nie pojedyncze rzeczy, ale wiele różnych i to w tym samym czasie.

              Warto też przyznać szczerze przed sobą, że najczęściej wiemy, co nas rozprasza. A ponieważ zadania, które mamy do zrealizowania, nasza podświadomość traktuje jako coś przykrego – nasz umysł nie tylko nie każe nam się pozbyć dystraktorów z zasięgu wzroku, ale często wręcz zachęca nas do tego, by po nie sięgać, mimo że świetnie wiemy, jaki będzie tego efekt.

              To trochę tak, jakby na naszych ramionach faktycznie siedziały i anioł i zły chochlik, które by nam na zmianę szeptały do ucha, co mamy zrobić.

              Mobilizacja przychodzi dopiero wraz ze świadomością, że albo zaczniemy pracę, albo musimy się przed sobą, a w konsekwencji również przed przełożonym czy zespołem przyznać do kompletnej porażki. Dlatego wiele osób traci cenny czas w ciągu dnia, a nadrabia to, ślęcząc nad pracą do późna w nocy.

              Na początek warto więc sobie uświadomić, że to my odpowiadamy za siebie i za swoje działania. Oraz to, że przecież wiemy, co nas rozprasza. Należy więc z pomieszczenia, w którym będziemy pracować usunąć to, co będzie odciągało naszą uwagę. Jak to zrobić?

              Jak usunąć dystraktory?

              1. Telewizor

              Często tłumaczymy sobie, że nie będzie nam przeszkadzał, bo będzie działał „w tle”. Prawda jest jednak taka, że to urządzenie szybko przejmuje kontrolę nad pomieszczeniem, w jakim się znajduje. Lubimy go włączyć, czy to w przypadku gdy pracujemy z domu, czy gdy wykonujemy domowe obowiązki. Jednak większość osób przyznaje, że nawet takie proste czynności, jak zmywanie naczyń, czy mycie okien potrafią iść wolniej w jego obecności. Tymczasem telewizor znajduje się także w wielu miejscach pracy. Pozornym wytłumaczeniem jest tutaj potrzeba bycia na bieżąco, obserwowania serwisów informacyjnych. Tymczasem większość osób pracujących w pomieszczeniu z telewizorem przyznaje, że nie tylko łapie się na oglądaniu TV. Zauważa też, że komentowanie tego, co dzieje się na ekranie pochłania kolejne cenne minuty i ma niewiele wspólnego z początkowym założeniem „bycia na bieżąco z ważnymi wydarzeniami”.

              1. Smartfon

              Telefon poza tym, że jest dystraktorem, jest też niezbędnym narzędziem pracy i w wielu przypadkach rada – „wyłącz telefon”, nie jest możliwa do zrealizowania. To, co możemy zrobić, to wyłączyć w telefonie Internet, czy wyciszyć powiadomienia. Dźwięki, wibracje czy migający wyświetlacz nie pomogą Ci się skupić. Nie chcesz brać co chwilę telefonu do ręki, by sprawdzać, czego dotyczy powiadomienie? Najprostszym rozwiązaniem jest na czas, gdy musisz się skupić, odłączenie go od Internetu, położenie go na półce, do której nie możesz co chwilę sięgać. Reaguj tylko na telefony czy przychodzące smsy.

              1. Komputer

              Komputer to połączenie dystraktorów – telewizora i telefonu. Możesz za jego pośrednictwem oglądać filmy, słuchać muzyki i podobnie jak w telefonie, odbierać powiadomienia z aplikacji i łączyć się za pośrednictwem mediów społecznościowych. Jeżeli komputer nie jest potrzebny Ci do pracy, najlepiej po prostu wyłączyć. Jeżeli potrzeby Ci jest tylko od czasu do czasu – ustaw np. czarny wygaszacz ekranu, który nie będzie przyciągał Twojej uwagi. Jeżeli zadanie, które masz do wykonania, trzeba przygotować na komputerze np. napisać raport – popatrz na komputer trochę, jak na swoje biurko. Czy panuje na nim porządek? Jaką masz tapetę na ekranie, ile ikon na pulpicie, ile programów działających w tle. Zrób porządek tak, by pozostało na nim to, co jest Ci potrzebne i nie będzie Cię rozpraszało. Może na godzinę wylogujesz się z poczty, otworzysz w przeglądarce tylko okno z materiałami, które są Ci niezbędne? Może wystarczy jedynie otwarcie programu, a przeglądarka Ci jest niepotrzebna?

              Jeżeli lubisz słuchać na komputerze muzyki, to zastanów się, czy na pewno dobrałeś taką, która Cię nie rozprasza? Czy słuchasz jej za pośrednictwem programu, czy może co chwilę zaglądasz do przeglądarki?

              1. Książki, gazety

              Jeżeli masz do wykonania jakieś zadanie, staraj się usunąć je z pola widzenia. Możesz być ze sobą całkiem szczery – w chwili, gdy pracujesz, lektura nie jest Ci do niczego potrzebna. Bez względu na to, czy jesteś w biurze, czy w domu. Twój mózg lubi Cię kusić. Fizycznie odkładając książkę, czy gazetę dasz swojemu umysłowi sygnał, że to nie jest rzecz, którą będziesz się teraz zajmował. Zobaczysz, jak szybko zapomnisz, nawet o najciekawszej książce, gdy tylko ona zniknie z Twojego pola widzenia.

              1. Bałagan

              Zwróć uwagę na to, jak wygląda przestrzeń wokół Ciebie. Warto przyjrzeć się jej jeszcze na etapie planowania swoich zadań, tak, by w momencie, gdy masz np. robić raport, nie zacząć zajmować się sprzątaniem biurka ?

              Zawczasu więc sprzątnij najbliższe otoczenie, zmyj brudne naczynia, przewietrz pokój, przygotuj coś drobnego do przekąszenia, czy nalej sobie wody do szklanki. Gdy już zbierzesz się do tego, by usiąść do zaplanowanego zadania, nie będziesz na wszystkie te czynności tracić czasu i ryzykować, że w drodze z pokoju do kuchni rozproszy Cię jeszcze coś dodatkowego.

              Wielu moich Klientów podkreśla, że świetnie im się pracuje na ostatnią chwilę w nocy, bo wtedy już są skupieni i nic nie odciąga ich od pracy. Pomyśl jednak o kosztach takiej pracy. Wtedy już nie napędza Cię pozytywna energia, a raczej stres i strach przed tym, że zawalisz projekt. To może zadziałać raz i drugi, ale wiele lat takiej pracy odbije się na Twoim zdrowiu, a przecież tego dla siebie nie chcesz…?

              Dodatkowo liczba dystraktorów rośnie wraz z upływającym dniem. Warto zatem projekty, które wymagają do nas najwięcej energii czy skupienia zaplanować sobie właśnie we wczesnych godzinach porannych. Może warto nawet w takiej sytuacji wstać skoro świt, gdy większość ludzi jeszcze śpi i wiemy, że nikt nie będzie nas rozpraszał telefonami, rozmową, czy mailami.

              Im lepiej wykorzystasz poranki, tym bardziej będziesz produktywny. Nic nie pomaga bardziej niż rutyna. To, co pierwszego dnia wydaje nam się niemożliwe, po tygodniu będzie już łatwe.

              I na koniec pamiętaj…

              Najczęściej dystraktory to drobne rzeczy. Dlatego usunięcie ich z przestrzeni Twojej pracy wymaga naprawdę drobnego wysiłku. Tymczasem te drobne działania mają potężne znaczenie dla naszej produktywności. Oszczędzają nie minuty, ale często godziny, a nawet dni. Warto, by weszły Ci w nawyk.

               

              NEWSLETTER

              BĄDŹ NA BIEŻĄCO I ZYSKAJ:

              Najnowsze artykuły, hity cenowe, nadchodzące kursy!

                • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez MALESZKO.EDU Urszula Maleszko-Grabowska z siedzibą w Warszawie ul. Odkryta 1A oraz na otrzymywanie na podany adres e-mail informacji handlowych. Podanie danych jest dobrowolne. Przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.

                /by
                brak czasu
                , ,

                Brak czasu? Sprawdź, na co go marnujesz!

                Pomyśl o sytuacjach, w których mówisz, że brakuje Ci czasu, że masz go za mało… na co byś go przeznaczył, gdyby było go więcej? Jak myślisz, dlaczego jednym czasu brakuje, a inni mają czas na wszystko? Skąd go biorą? Warto sobie uświadomić, że w rzeczywistości wszyscy mamy tyle samo czasu – 24 godziny w ciągu doby, 60 minut w godzinie i 60 sekund w minucie. Te różnice, które odczuwamy – brak czasu, nadmiar czasu to kwestia zarządzania sobą, wyznaczania sobie zadań, planowania, ustalania priorytetów.

                Pierwszym krokiem do tego może być identyfikacja naszych nawyków w marnowaniu czasu, czyli tych podstępnych złodziejaszków, którzy nam nasz czas podkradają lub sprawiają, że mamy wrażenie, że płynie on szybciej i na nic nam go nie starcza. Gdy je sobie uświadomisz, brak czasu przestanie istnieć, zobaczysz też ile w ciągu doby zostaje cennych minut na to, by wykorzystać je w lepszy sposób np. na czas z rodziną, czy rozwój zawodowy.

                Jak marnujemy czas w pracy?

                 

                Dojazdy do pracy

                Codzienne spędzamy około dwóch godzin w naszych samochodach. Najczęściej stojąc w korkach rano i po południu. Przesuwając się w wolnym tempie o kolejne centymetry nie jesteśmy w stanie tego czasu spożytkować na nic innego. Najprostszym rozwiązaniem byłoby poszukanie pracy w pobliżu miejsca zamieszkania, ale im większe miasto tym to zadanie jest trudniejsze. Warto jednak zastanowić się, czy sposób dojazdu, jaki wybraliśmy jest na pewno optymalny. Być może przedłożyliśmy wygodę nad czas. Znam wiele osób, które otwarcie przyznają, że wolą spędzić 30 minut dłużej w samochodzie niż jechać do pracy zapchanym metrem. Gdyby jednak pomyśleć o tym, że te 30 minut można poświęcić na głośne czytanie z dzieckiem? Może warto wybrać jednak metro?

                Internet

                Pomyśl o pierwszych kilkudziesięciu minutach w pracy. Jednym z najczęstszych negatywnych nawyków jest rozpoczynanie dnia pracy od przeglądania stron nie związanych z pracą. Mogą to być media społecznościowe, portale informacyjne. Tak mijają kolejne minuty. Podczas sesji coachingowych niektórzy moi Klienci przyznają, że w taki sposób uciekają im nie tylko poranki, ale że na rzeczy niezwiązane z pracą przeznaczają sporą część swojego dnia.

                W takiej sytuacji warto się zastanowić, co jest tego przyczyną. Zaskoczę Was, ale bynajmniej nie chodzi o lenistwo. Po dłuższej rozmowie w większości przypadków okazuje się, że praca dla takich osób przestała dawno być wyzwaniem, mają problemy z motywacją, a co za tym idzie z koncentracją na zadaniach. Wśród innych czynników może być nuda, gdy zadań jest po prostu zbyt mało, brak satysfakcji zawodowej, dużo rzadziej brak satysfakcji finansowej.

                Skoro praca przestała być wyzwaniem to może warto pomyśleć o zmianach, zamiast tkwić w miejscu? Lub odwrotnie, jeżeli zarządzasz zespołem i widzisz, że Twoi pracownicy marnują czas na media społecznościowe może zamiast zakładać kolejną blokadę warto pomyśleć czy właściwie motywujesz ich do działania?

                Spotkania

                Terminy gonią? Na wszystko brak czasu? Zanim zwołasz kolejne spotkanie swojego zespołu zastanów się czy na pewno jest ono potrzebne. Gdy Wasza efektywność spada warto zwrócić uwagę, czy nie jest to winą zbyt angażujących zajęć i złego planowania. Zastanów się, co możesz przekazać zespołowi za pośrednictwem maila, indywidualnej rozmowy. Jeżeli spotkanie jest niezbędne ustal jego agendę, a następnie trzymaj się harmonogramu i nie przekraczaj ustalonych ram czasowych.

                Bycie niezastąpionym

                Zastanów się, jak często robisz coś, co możesz zlecić komuś innemu lub co gorsza nie należy do Twoich zadań, ale ze strachu przed utratą kontroli bierzesz zadanie na swoje barki? Nie ufasz swoim pracownikom? Bez delegowania zadań nie mają szansy na to, by Ci pokazać, że samodzielnie też podołają zadaniu. Buduj odpowiedzialność w swoim zespole, ludzie lubią być współautorami sukcesów, a Ty zyskasz czas na to, co faktycznie należy do Twoich obowiązków.

                Brak asertywności

                Podczas moich rozmów z Klientami, którzy narzekają na brak czasu, często pojawia się problem braku umiejętności odmawiania. Jak często zostajesz po godzinach, bo godzisz się na coś wbrew sobie? Wydaje Ci się, że nie możesz odmówić, bo ktoś pomyśli o Tobie, że nie jesteś koleżeński, masz wyrzuty sumienia, gdy mówisz ludziom „nie”? Popracuj nad wyznaczaniem granic. Zastanów się, kiedy Twoja pomoc i zostawanie po godzinach może być realnym wsparciem, a jak często pielęgnujesz złe nawyki swoich współpracowników, którzy zostawiają wszystko na ostatnią chwilę, bo wiedzą, że można na Ciebie liczyć bez względu na wszystko. Przyznaj sobie prawo do mówienia „nie”.

                Jak marnujemy czas w domu?

                 

                Telewizja

                To nawyk, który bezwzględnie pochłania najszybciej nasz czas. Powiedzmy sobie szczerze nie da się przed nim usiąść „na chwilkę”. Najczęściej kończy się na godzinie, dwóch, bardzo często trzech. Jeżeli dodamy do tego, że spora część z tego, co oglądamy to reklamy, to trzeba sobie szczerze powiedzieć, że nie jest to dobrze wykorzystany czas.

                Telefon i media społecznościowe

                Po dawce telewizji przychodzi czas na media społecznościowe. Co gorsza coraz częściej wykonujemy te czynności jednocześnie. Narzeksz na brak czasu? Przyznaj się przed sobą czy zdarza Ci się siedząc przed telewizorem jednocześnie skrolować aktualności w swoim telefonie? Zacznij świadomie zwracać uwagę jak często sięgasz po telefon, czy to czego szukasz, co znajdujesz, co czytasz ma jakąś wartość dla Ciebie? Jeżeli nie, to czy warto poświęcać temu czas? Pomyśl o tym, że jesteś przykładem dla Twoich dzieci.

                Dziś telefony oferują aplikacje, które mogą pokazać Ci na co i ile czasu poświęcasz korzystając z telefonu. Oceń jak możesz zmienić te nawyki.

                Jak zmieniać złe nawyki?

                Kształtując te dobre i trzymając się ich. Zwłaszcza w życiu domowym nie ma nic złego w codziennych rytuałach. Takich jak rodzinna kolacja, wspólne odrabianie lekcji, podział obowiązków domowych, czytanie do snu. Ustalcie sobie wspólnie domowy harmonogram i się go trzymajcie, czas na spontaniczność przyjdzie w wakacje.

                Martwi Cię brak czasu? Czy to w życiu zawodowym, czy domowym określaj zadania w czasie. Dotyczy to zarówno Ciebie, jak i domowników czy współpracowników. Jeśli powiesz, że coś ma być zrobione „najszybciej jak się da”, „na środę lub czwartek, najpóźniej na piątek” nie zdziw się, gdy będzie zrobione na ostatnią chwilę (w pracy) lub wcale (w domu).

                Wyznacz sobie lub komuś konkretny termin, a o jego ewentualnej zmianie rozmawiaj dopiero wtedy, gdy okaże się to niezbędne. Da ci to kontrolę nad czasem, ale i nad tym, co robisz. Każdemu z nas zdarza się skupiać się na jednej rzeczy zbyt długo. Gdy powiesz sobie, że dajesz sobie 2 godziny na raport, zapewniam Cię, że nie będziesz go robić przez kolejne dwa dni.

                Wykorzystaj czas „w międzyczasie”. Bo tu go tracimy całkiem sporo. Umówiłeś się na spotkanie z klientem, a ten w ostatniej chwili napisał, że spóźni się godzinę? Nie siedź z nosem w telefonie, wyskocz na myjnię umyć samochód. Czekasz z dzieckiem w kolejce do lekarza? Weźcie ze sobą najbliższą lekturę szkolną, którą możecie przeczytać czekając na swoją kolej.

                Pamiętaj w końcu, że zarządzanie czasem to zarządzanie sobą. Problemem w większości nie jest ilość zadań przed Tobą, ale umiejętności planowania i wyznaczania priorytetów. Zamiast skupiać się na właściwym robieniu rzeczy, należy skoncentrować się na robieniu właściwych rzeczy. Jeżeli chcesz zdiagnozować swoją sytuację, poznać swoje nawyki, przeszkody stojące na drodze do właściwego zarządzania sobą w czasie, otrzymać skuteczne narzędzia, które pomogą Ci zarządzać priorytetami i poznać techniki ustalania ważności zadań to zapraszamy na nasze najnowsze szkolenie: „Zarządzanie sobą w czasie i organizacja czasu”.

                 

                NEWSLETTER

                BĄDŹ NA BIEŻĄCO I ZYSKAJ:

                Najnowsze artykuły, hity cenowe, nadchodzące kursy!

                  • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez MALESZKO.EDU Urszula Maleszko-Grabowska z siedzibą w Warszawie ul. Odkryta 1A oraz na otrzymywanie na podany adres e-mail informacji handlowych. Podanie danych jest dobrowolne. Przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.

                  /by