Wpisy

Obecna sytuacja utrudnia organizacjom spotkania i komunikację bezpośrednią i sprawia, że jesteśmy dużo częściej w kontakcie zdalnym. Jest to więc nowym, oczywistym wyzwaniem dla wszystkich osób zarządzających i koordynujących pracę innych.

Zarządzanie zdalne wiąże się też bezpośrednio z takimi kwestiami, jak weryfikować i egzekwować wykonanie zleconych zdań, jak reagować w przypadku niedotrzymanych terminów lub niewłaściwie wykonanej pracy, jak rozliczać z czasu pracy.

Ponieważ często są to dyskusyjne i niewygodne tematy, menedżerowie mogą stawać przed dylematem, jak o nich rozmawiać z podwładnymi. Im trudniejszy temat, tym większa pokusa unikania rozmowy bezpośredniej z pracownikiem i konfrontowania się z niewygodnym tematem. W konsekwencji, w tego typu kwestiach menedżer może chcieć kontaktować się z pracownikami lub zespołem mailowo, przez Messengera i innymi kanałami, które pomagają unikać bezpośredniego kontaktu i konfrontacji.

I często wymiana maili, wysyłanie maili do całego zespołu, forma tylko pisana może być komunikacyjnym błędem.

Co więc należy zrobić, by ocenić – pisać czy rozmawiać bezpośrednio?

Sprawdź w takiej sytuacji po pierwsze, dlaczego piszesz. Czy Twoją motywacją jest na przykład zbiorcze przesłanie ważnych informacji, by organizacyjnie zespół lub dana osoba miała wszystko na piśmie? Czy być może Twoją motywacją jest uniknięcie konfrontacji z zespołem w niewygodnym temacie.

Po drugie, przyjrzyj się i bądź na to uważny, czy stosowane przez Ciebie metody i kanały komunikacji są skuteczne.

Wysyłasz maile i nic się nie dzieje? Lub odwrotnie: wysyłasz maile, na które otrzymujesz odpowiedzi, na które odpisujesz i jesteście już po kilkunastu wymianach racji, argumentów i w polemice, która urosła i budzi ogromne emocje? Pracownicy zasypują Cię drobnymi pytaniami na Messengerze, Ty odpowiadasz i niczego w tej korespondencji nie możesz znaleźć? Dodatkowo masz poczucie, że jesteś w ciągłym kontakcie i dużym chaosie komunikacyjnym?

Bez względu na to czy Ty i Twój zespół pracujecie stacjonarnie czy zdalnie, nadal najbardziej skutecznym narzędziem w zarządzaniu jest spotkanie i bezpośrednia rozmowa z pracownikami (na zoomie, teamsach itp.). Zwłaszcza, gdy dotyczy trudnych spraw. Zarządzaj informacją.

Pamiętaj o wyższości rozmowy nad wymianami mailowymi, szczególnie w niewygodnych i budzących emocje tematach.

Gdy ludzie czytają maila czy wiadomość na komunikatorze, wiele rzeczy mogą sobie dopowiedzieć. Kwestie niedopowiedziane czytający może sobie sam zinterpretować, np. co szef myślał, czy był zdenerwowany podczas pisania, czy kwestia, o której pisze była dla niego ważna… Dlatego warto, byś rozmawiał, jeśli zarządzasz zespołem.

I jeszcze jedno: zwołanie spotkania dla zespołu w danym temacie nadaje temu zagadnieniu rangę i ważność.

Czy to oznacza, że w ogóle nie należy pisać maili do podwładnych i zespołu, gdy chcesz im coś zakomunikować? Oczywiście nie. Mail to ważna i porządkująca metoda komunikacji.

Jednak zarządzając, w ważnych i/lub trudnych kwestiach:

  1. Najpierw zorganizuj spotkanie (czasem może mieć ono nazwę: robocze)
  2. Omów ważne dla Ciebie kwestie, bądź przygotowany i zorganizowany.
  3. Wyznacz osobę, która wyśle maila z podsumowaniem (to możesz być także Ty, chociaż zawsze sprawdź, komu możesz to zadanie oddelegować).
  4. Jeżeli zdecydujesz się na wysłanie wyłącznie wiadomości mailowej, sprawdź czy z Twojej strony nie jest to właśnie unikanie konfrontacji z zespołem w trudnym dla Ciebie temacie.

Podsumowując – rozmawiaj, organizuj spotkania, bądź w kontakcie. Buduj swój wizerunek menedżera, który potrafi konfrontować się z trudnymi tematami i ich nie unika, jest w dialogu ze swoimi ludźmi. Ulepszaj komunikację w swojej organizacji. I, co ważne – ucz podwładnych, że warto się komunikować i że jest to możliwe. Powodzenia!

 

NEWSLETTER

BĄDŹ NA BIEŻĄCO I ZYSKAJ:

Najnowsze artykuły, hity cenowe, nadchodzące kursy!

  • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez MALESZKO.EDU Urszula Maleszko-Grabowska z siedzibą w Warszawie ul. Odkryta 1A oraz na otrzymywanie na podany adres e-mail informacji handlowych. Podanie danych jest dobrowolne. Przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.