Gdy lista zaległości rośnie, a z nią stres i poczucie bezradności, wiele osób wini za taką sytuację swoją motywację. „Muszę się wziąć w garść”, „Muszę się zmobilizować” – często to sobie powtarzamy w takich sytuacjach. I jeśli „przymuszanie” działa, to super! Jest powód do satysfakcji. Jednak co robić, gdy powtarzane „muszę się za to zabrać”, „chcę się za to zabrać” itp. nie przynosi efektów? Gdy czas mija, a nam, poza rosnącym poczuciem winy nie przybywa efektów?
Jest jedna żelazna zasada, która pomoże nam obejść nasz wewnętrzny opór i skutecznie realizować zadania i zaległe sprawy. To niewielka korekta podejścia do planowania zadań, która przyniesie Ci ogromną różnicę w skuteczności. I tą właśnie zasadą chcę się dziś z Wami podzielić.
🎥 Wolisz obejrzeć film na ten temat? Kliknij poniżej na mój kanał na YouTube
W czasie szkoleń z zarządzania sobą w czasie i sesji coachingowych z moimi Klientami każdego, kto chce ruszyć zaległe sprawy z miejsca, proszę najpierw, aby spisał listę swoich zaległych i bieżących spraw na kartce. Piszemy, „katalogujemy” wszystko po kolei, sprawdzamy, jak długo dane zadanie widnieje na liście to-do. I już na tym etapie zaczyna być jasne, gdzie leży przyczyna, że tak trudno zabrać się za niektóre zadania.
Jak planujemy zaległe sprawy?
Często na kartkach moich Klientów pojawiają się takie pozycje:
– wysłać ofertę klientowi
– zadzwonić do Klienta w sprawie maila
– zrobić notatkę po spotkaniu
Osobę postronną, czytającą listę tak banalnych zadań może zastanawiać, co jest trudnego w kliknięciu przycisku „Wyślij” w skrzynce mailowej, albo w wybraniu numeru do klienta i dlaczego w ogóle taka pozycja „wisi” na liście zaległych spraw.
W wysłaniu maila z ofertą nie ma nic trudnego, ale po dodatkowych pytaniach dość szybko okazuje się, że pod tą pozycją „wyślij maila” kryje się duuuużo więcej. Bo wysłanie maila z ofertą wymaga najpierw szeregu prac przygotowawczych. Przed wysłaniem trzeba tę ofertę dokończyć, wcześniej skonsultować ją z zespołem, nanieść ewentualne poprawki i dopiero wtedy wysłanie ostatecznej wersji klientowi będzie możliwe.
Zatem zadanie o nazwie „wysłać ofertę” wcale nie jest jedynie wysłaniem maila, ale skrótem myślowym, pod którym kryje się zbiór wielu wcześniejszych czynności, wymagających czasu, skupienia i organizacji.
Mylące ogólniki
Podobnie w przypadku zadania „zadzwonić do Klienta w sprawie maila”. To przykład zadania, jakie wpisała kiedyś na moim szkoleniu – pracująca w agencji reklamowej – jedna z Uczestniczek. Okazało się, że telefon miał dotyczyć maila w sprawie opracowania kreacji na kampanię reklamową dla zupełnie nowego produktu. Do pierwszej propozycji pojawiły się od klienta pytania.
Zadanie więc, wiszące od kilku dni w skrzynce mailowej, w rzeczywistości polegało na wykonaniu kilku złożonych etapów. Na zebraniu pytań i uwag od całego zespołu i skoordynowaniu telekonferencji z zespołem klientem, omówieniu pomysłów na kampanię, spisaniu wniosków i dopiero wtedy na rozesłaniu końcowych ustaleń między wszystkimi zainteresowanymi. Skomplikowane? Bardzo! Nawet opisanie kolejnych kroków sprawia mi trudność.
Widzisz już, jaki problem i jaka zasada wyłania się z przytoczonych przykładów? Jeśli na twojej liście rzeczy do zrobienia lądują niepozorne 2-3 zaległe sprawy, a jest ci trudno się za nie zabrać, zweryfikuj wnikliwie co się pod zapisanymi ogólnymi hasłami kryje.
Pułapka wygody
Pułapkę planowania spraw na bardzo ogólnym poziomie zastawia na nas nasz mózg. On lubi uproszczenia, myślenie na skróty i niską wnikliwość. Jego zadaniem jest oszczędzać naszą energię i nasze siły. Dlatego podpowiada nam drogę na skróty i bardziej złożone zadania zamyka w proste „wysłać ofertę”, „zadzwonić do Klienta”.
Pamiętam z czasów, gdy moje dzieci były małe wiersz Michała Zawadki o motywacji. Wiersz zawierał dość drastyczną, ale obrazową metaforę wyrażaną w pytaniu: „Czy można zjeść słonia”. Konkluzja w wierszu była taka, że owszem, słonia da się spokojnie zjeść, ale po kawałku.
Zaległe sprawy? Na co zwracać uwagę
Podobnie z zadaniami. Borykasz się z zaległymi sprawami – spisz je sobie na kartce. Następnie zadbaj, by rozpisać dane zadanie na szczegółowy zestaw czynności niezbędnych do danego zadania. Sprawdzisz w ten sposób, czy za pozornie prostą czynnością „posprzątać garaż” nie czai się aby coś więcej, niż tylko pojawienie się tam z mopem, by przetrzeć podłogę. 🙂
Gdy zapiszesz zadanie na kartce, następnie określisz wszystkie czynności, jakie masz w ramach tego zadania wykonać, pozostaje ostatnia czynność, gwarantująca sukces i skuteczność. Wybierz pierwsze, konkretne działanie, które pozwoli Ci dane zadanie ruszyć z miejsca.
Liczy się pierwszy krok
Wracając do dwóch przykładów z moich szkoleń: osoba, która przygotowywała ofertę jako pierwszy krok wyznaczyła sobie „umówić spotkanie z 2 wybranymi osobami z zespołu, by skonsultować aktualny draft oferty.” Osoba, która miała „zadzwonić do Klienta”, jako pierwszy krok ruszający sprawę z miejsca, podała „określenie w swoim kalendarzu 3 terminów na zorganizowanie wewnętrznego spotkania”.
Zawsze, gdy masz już zapisane zadanie i rozpiszesz je na kolejne działania, określ, co jest pierwszym krokiem, który nada temu zadaniu bieg. W przypadku sprzątania garażu mogłoby to być wyznaczenie sobie czasu, gdy zaczynam. Czyli wpisanie do kalnedarza „sprzatanie garażu- początek” na sobotę od 14:00. Bo ustaliłeś już, że wtedy w domu będzie Twój sąsiad, którego poprosisz o pomoc w przestawieniu szafy blokującej drzwi z garażu do domu.
Podsumowując, zamiast planować zadania w głowie, zapisuj. Zamiast używać skrótów i uproszczeń myślowych, rozpisuj zadania na szczegółowe czynności. Gdy masz listę „podzadań”, określ pierwsze, nadające sprawie bieg. W ten sposób masz listę „małych zadań” do wykonania (a nie całego słonia), wiesz, na czy skupić się w danej chwili i wszystko trzymasz zapisane. To się nie może nie udać! 🙂 Wszystko już pójdzie zgodnie z planem.
NEWSLETTER
BĄDŹ NA BIEŻĄCO I ZYSKAJ:
Najnowsze artykuły, hity cenowe, nadchodzące kursy!
