Wpisy

Technologia jest bez dwóch zdań ogromnym dobrodziejstwem. Łączy nas ze sobą, ułatwia życie, jest też niekończącym się źródłem rozrywki… To, co jest jej zaletą, jednocześnie stanowi dla nas pułapkę. Sprawia, że w świecie, w którym żyjemy, nie brakuje nam rozpraszaczy wpływających na naszą efektywność.

Jest to szczególnie ważna kwestia, gdy borykasz się z problemem realizacji wyznaczonych zadań na czas. Gdy odczuwasz problemy ze skupieniem na tym, co sobie zaplanowałeś. Gdy masz wrażenie, że mimo, że intensywnie pracujesz, to pracy jest coraz więcej a nie mniej. W takim momencie warto zwrócić uwagę, czy wpływu na to wszystko nie mają tzw. dystraktory.

Czym są dystraktory?

Najpopularniejsze dystraktory to:

  • telewizor
  • smartfon i wszystko, co się na nim znajduje: mail, media społecznościowe, muzyka, dostęp do serwisów informacyjnych, gry, powiadomienia
  • komputer
  • książki, gazety
  • nieporządek wokół Ciebie

Oczywiście, każdy z nas ma także swoje własne dystraktory, które rozpraszają nas, a niekoniecznie muszą stanowić dystrakcję dla innych. Dlatego warto przez chwilę się zastanowić nad tym, co to może być i zrobić sobie swoją własną listę.

Na listach moich klientów pojawiają się takie pozycje jak: długie i niezaplanowane rozmowy telefoniczne, ekspres do kawy, papieros, wyglądanie za okno, a osoby które pracowały w domu dodawały do listy np. zwierzęta domowe.

Rzeczywistość wygląda zatem tak, że na co dzień otaczają nas dziesiątki przedmiotów, które rozpraszają naszą uwagę i wpływają na naszą efektywność.

To stąd też bierze się poczucie, że godzina mija nam jak pięć minut, a dzień wcale nie ma 24 godzin. Ponieważ rozpraszają nas nie pojedyncze rzeczy, ale wiele różnych i to w tym samym czasie.

Warto też przyznać szczerze przed sobą, że najczęściej wiemy, co nas rozprasza. A ponieważ zadania, które mamy do zrealizowania, nasza podświadomość traktuje jako coś przykrego – nasz umysł nie tylko nie każe nam się pozbyć dystraktorów z zasięgu wzroku, ale często wręcz zachęca nas do tego, by po nie sięgać, mimo że świetnie wiemy, jaki będzie tego efekt.

To trochę tak, jakby na naszych ramionach faktycznie siedziały i anioł i zły chochlik, które by nam na zmianę szeptały do ucha, co mamy zrobić.

Mobilizacja przychodzi dopiero wraz ze świadomością, że albo zaczniemy pracę, albo musimy się przed sobą, a w konsekwencji również przed przełożonym czy zespołem przyznać do kompletnej porażki. Dlatego wiele osób traci cenny czas w ciągu dnia, a nadrabia to, ślęcząc nad pracą do późna w nocy.

Na początek warto więc sobie uświadomić, że to my odpowiadamy za siebie i za swoje działania. Oraz to, że przecież wiemy, co nas rozprasza. Należy więc z pomieszczenia, w którym będziemy pracować usunąć to, co będzie odciągało naszą uwagę. Jak to zrobić?

Jak usunąć dystraktory?

  1. Telewizor

Często tłumaczymy sobie, że nie będzie nam przeszkadzał, bo będzie działał „w tle”. Prawda jest jednak taka, że to urządzenie szybko przejmuje kontrolę nad pomieszczeniem, w jakim się znajduje. Lubimy go włączyć, czy to w przypadku gdy pracujemy z domu, czy gdy wykonujemy domowe obowiązki. Jednak większość osób przyznaje, że nawet takie proste czynności, jak zmywanie naczyń, czy mycie okien potrafią iść wolniej w jego obecności. Tymczasem telewizor znajduje się także w wielu miejscach pracy. Pozornym wytłumaczeniem jest tutaj potrzeba bycia na bieżąco, obserwowania serwisów informacyjnych. Tymczasem większość osób pracujących w pomieszczeniu z telewizorem przyznaje, że nie tylko łapie się na oglądaniu TV. Zauważa też, że komentowanie tego, co dzieje się na ekranie pochłania kolejne cenne minuty i ma niewiele wspólnego z początkowym założeniem „bycia na bieżąco z ważnymi wydarzeniami”.

  1. Smartfon

Telefon poza tym, że jest dystraktorem, jest też niezbędnym narzędziem pracy i w wielu przypadkach rada – „wyłącz telefon”, nie jest możliwa do zrealizowania. To, co możemy zrobić, to wyłączyć w telefonie Internet, czy wyciszyć powiadomienia. Dźwięki, wibracje czy migający wyświetlacz nie pomogą Ci się skupić. Nie chcesz brać co chwilę telefonu do ręki, by sprawdzać, czego dotyczy powiadomienie? Najprostszym rozwiązaniem jest na czas, gdy musisz się skupić, odłączenie go od Internetu, położenie go na półce, do której nie możesz co chwilę sięgać. Reaguj tylko na telefony czy przychodzące smsy.

  1. Komputer

Komputer to połączenie dystraktorów – telewizora i telefonu. Możesz za jego pośrednictwem oglądać filmy, słuchać muzyki i podobnie jak w telefonie, odbierać powiadomienia z aplikacji i łączyć się za pośrednictwem mediów społecznościowych. Jeżeli komputer nie jest potrzebny Ci do pracy, najlepiej po prostu wyłączyć. Jeżeli potrzeby Ci jest tylko od czasu do czasu – ustaw np. czarny wygaszacz ekranu, który nie będzie przyciągał Twojej uwagi. Jeżeli zadanie, które masz do wykonania, trzeba przygotować na komputerze np. napisać raport – popatrz na komputer trochę, jak na swoje biurko. Czy panuje na nim porządek? Jaką masz tapetę na ekranie, ile ikon na pulpicie, ile programów działających w tle. Zrób porządek tak, by pozostało na nim to, co jest Ci potrzebne i nie będzie Cię rozpraszało. Może na godzinę wylogujesz się z poczty, otworzysz w przeglądarce tylko okno z materiałami, które są Ci niezbędne? Może wystarczy jedynie otwarcie programu, a przeglądarka Ci jest niepotrzebna?

Jeżeli lubisz słuchać na komputerze muzyki, to zastanów się, czy na pewno dobrałeś taką, która Cię nie rozprasza? Czy słuchasz jej za pośrednictwem programu, czy może co chwilę zaglądasz do przeglądarki?

  1. Książki, gazety

Jeżeli masz do wykonania jakieś zadanie, staraj się usunąć je z pola widzenia. Możesz być ze sobą całkiem szczery – w chwili, gdy pracujesz, lektura nie jest Ci do niczego potrzebna. Bez względu na to, czy jesteś w biurze, czy w domu. Twój mózg lubi Cię kusić. Fizycznie odkładając książkę, czy gazetę dasz swojemu umysłowi sygnał, że to nie jest rzecz, którą będziesz się teraz zajmował. Zobaczysz, jak szybko zapomnisz, nawet o najciekawszej książce, gdy tylko ona zniknie z Twojego pola widzenia.

  1. Bałagan

Zwróć uwagę na to, jak wygląda przestrzeń wokół Ciebie. Warto przyjrzeć się jej jeszcze na etapie planowania swoich zadań, tak, by w momencie, gdy masz np. robić raport, nie zacząć zajmować się sprzątaniem biurka 😊

Zawczasu więc sprzątnij najbliższe otoczenie, zmyj brudne naczynia, przewietrz pokój, przygotuj coś drobnego do przekąszenia, czy nalej sobie wody do szklanki. Gdy już zbierzesz się do tego, by usiąść do zaplanowanego zadania, nie będziesz na wszystkie te czynności tracić czasu i ryzykować, że w drodze z pokoju do kuchni rozproszy Cię jeszcze coś dodatkowego.

Wielu moich Klientów podkreśla, że świetnie im się pracuje na ostatnią chwilę w nocy, bo wtedy już są skupieni i nic nie odciąga ich od pracy. Pomyśl jednak o kosztach takiej pracy. Wtedy już nie napędza Cię pozytywna energia, a raczej stres i strach przed tym, że zawalisz projekt. To może zadziałać raz i drugi, ale wiele lat takiej pracy odbije się na Twoim zdrowiu, a przecież tego dla siebie nie chcesz…?

Dodatkowo liczba dystraktorów rośnie wraz z upływającym dniem. Warto zatem projekty, które wymagają do nas najwięcej energii czy skupienia zaplanować sobie właśnie we wczesnych godzinach porannych. Może warto nawet w takiej sytuacji wstać skoro świt, gdy większość ludzi jeszcze śpi i wiemy, że nikt nie będzie nas rozpraszał telefonami, rozmową, czy mailami.

Im lepiej wykorzystasz poranki, tym bardziej będziesz produktywny. Nic nie pomaga bardziej niż rutyna. To, co pierwszego dnia wydaje nam się niemożliwe, po tygodniu będzie już łatwe.

I na koniec pamiętaj…

Najczęściej dystraktory to drobne rzeczy. Dlatego usunięcie ich z przestrzeni Twojej pracy wymaga naprawdę drobnego wysiłku. Tymczasem te drobne działania mają potężne znaczenie dla naszej produktywności. Oszczędzają nie minuty, ale często godziny, a nawet dni. Warto, by weszły Ci w nawyk.

 

NEWSLETTER

BĄDŹ NA BIEŻĄCO I ZYSKAJ:

Najnowsze artykuły, hity cenowe, nadchodzące kursy!

  • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez MALESZKO.EDU Urszula Maleszko-Grabowska z siedzibą w Warszawie ul. Odkryta 1A oraz na otrzymywanie na podany adres e-mail informacji handlowych. Podanie danych jest dobrowolne. Przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.
brak czasu

Pomyśl o sytuacjach, w których mówisz, że brakuje Ci czasu, że masz go za mało… na co byś go przeznaczył, gdyby było go więcej? Jak myślisz, dlaczego jednym czasu brakuje, a inni mają czas na wszystko? Skąd go biorą? Warto sobie uświadomić, że w rzeczywistości wszyscy mamy tyle samo czasu – 24 godziny w ciągu doby, 60 minut w godzinie i 60 sekund w minucie. Te różnice, które odczuwamy – brak czasu, nadmiar czasu to kwestia zarządzania sobą, wyznaczania sobie zadań, planowania, ustalania priorytetów.

Pierwszym krokiem do tego może być identyfikacja naszych nawyków w marnowaniu czasu, czyli tych podstępnych złodziejaszków, którzy nam nasz czas podkradają lub sprawiają, że mamy wrażenie, że płynie on szybciej i na nic nam go nie starcza. Gdy je sobie uświadomisz, brak czasu przestanie istnieć, zobaczysz też ile w ciągu doby zostaje cennych minut na to, by wykorzystać je w lepszy sposób np. na czas z rodziną, czy rozwój zawodowy.

Jak marnujemy czas w pracy?

 

Dojazdy do pracy

Codzienne spędzamy około dwóch godzin w naszych samochodach. Najczęściej stojąc w korkach rano i po południu. Przesuwając się w wolnym tempie o kolejne centymetry nie jesteśmy w stanie tego czasu spożytkować na nic innego. Najprostszym rozwiązaniem byłoby poszukanie pracy w pobliżu miejsca zamieszkania, ale im większe miasto tym to zadanie jest trudniejsze. Warto jednak zastanowić się, czy sposób dojazdu, jaki wybraliśmy jest na pewno optymalny. Być może przedłożyliśmy wygodę nad czas. Znam wiele osób, które otwarcie przyznają, że wolą spędzić 30 minut dłużej w samochodzie niż jechać do pracy zapchanym metrem. Gdyby jednak pomyśleć o tym, że te 30 minut można poświęcić na głośne czytanie z dzieckiem? Może warto wybrać jednak metro?

Internet

Pomyśl o pierwszych kilkudziesięciu minutach w pracy. Jednym z najczęstszych negatywnych nawyków jest rozpoczynanie dnia pracy od przeglądania stron nie związanych z pracą. Mogą to być media społecznościowe, portale informacyjne. Tak mijają kolejne minuty. Podczas sesji coachingowych niektórzy moi Klienci przyznają, że w taki sposób uciekają im nie tylko poranki, ale że na rzeczy niezwiązane z pracą przeznaczają sporą część swojego dnia.

W takiej sytuacji warto się zastanowić, co jest tego przyczyną. Zaskoczę Was, ale bynajmniej nie chodzi o lenistwo. Po dłuższej rozmowie w większości przypadków okazuje się, że praca dla takich osób przestała dawno być wyzwaniem, mają problemy z motywacją, a co za tym idzie z koncentracją na zadaniach. Wśród innych czynników może być nuda, gdy zadań jest po prostu zbyt mało, brak satysfakcji zawodowej, dużo rzadziej brak satysfakcji finansowej.

Skoro praca przestała być wyzwaniem to może warto pomyśleć o zmianach, zamiast tkwić w miejscu? Lub odwrotnie, jeżeli zarządzasz zespołem i widzisz, że Twoi pracownicy marnują czas na media społecznościowe może zamiast zakładać kolejną blokadę warto pomyśleć czy właściwie motywujesz ich do działania?

Spotkania

Terminy gonią? Na wszystko brak czasu? Zanim zwołasz kolejne spotkanie swojego zespołu zastanów się czy na pewno jest ono potrzebne. Gdy Wasza efektywność spada warto zwrócić uwagę, czy nie jest to winą zbyt angażujących zajęć i złego planowania. Zastanów się, co możesz przekazać zespołowi za pośrednictwem maila, indywidualnej rozmowy. Jeżeli spotkanie jest niezbędne ustal jego agendę, a następnie trzymaj się harmonogramu i nie przekraczaj ustalonych ram czasowych.

Bycie niezastąpionym

Zastanów się, jak często robisz coś, co możesz zlecić komuś innemu lub co gorsza nie należy do Twoich zadań, ale ze strachu przed utratą kontroli bierzesz zadanie na swoje barki? Nie ufasz swoim pracownikom? Bez delegowania zadań nie mają szansy na to, by Ci pokazać, że samodzielnie też podołają zadaniu. Buduj odpowiedzialność w swoim zespole, ludzie lubią być współautorami sukcesów, a Ty zyskasz czas na to, co faktycznie należy do Twoich obowiązków.

Brak asertywności

Podczas moich rozmów z Klientami, którzy narzekają na brak czasu, często pojawia się problem braku umiejętności odmawiania. Jak często zostajesz po godzinach, bo godzisz się na coś wbrew sobie? Wydaje Ci się, że nie możesz odmówić, bo ktoś pomyśli o Tobie, że nie jesteś koleżeński, masz wyrzuty sumienia, gdy mówisz ludziom „nie”? Popracuj nad wyznaczaniem granic. Zastanów się, kiedy Twoja pomoc i zostawanie po godzinach może być realnym wsparciem, a jak często pielęgnujesz złe nawyki swoich współpracowników, którzy zostawiają wszystko na ostatnią chwilę, bo wiedzą, że można na Ciebie liczyć bez względu na wszystko. Przyznaj sobie prawo do mówienia „nie”.

Jak marnujemy czas w domu?

 

Telewizja

To nawyk, który bezwzględnie pochłania najszybciej nasz czas. Powiedzmy sobie szczerze nie da się przed nim usiąść „na chwilkę”. Najczęściej kończy się na godzinie, dwóch, bardzo często trzech. Jeżeli dodamy do tego, że spora część z tego, co oglądamy to reklamy, to trzeba sobie szczerze powiedzieć, że nie jest to dobrze wykorzystany czas.

Telefon i media społecznościowe

Po dawce telewizji przychodzi czas na media społecznościowe. Co gorsza coraz częściej wykonujemy te czynności jednocześnie. Narzeksz na brak czasu? Przyznaj się przed sobą czy zdarza Ci się siedząc przed telewizorem jednocześnie skrolować aktualności w swoim telefonie? Zacznij świadomie zwracać uwagę jak często sięgasz po telefon, czy to czego szukasz, co znajdujesz, co czytasz ma jakąś wartość dla Ciebie? Jeżeli nie, to czy warto poświęcać temu czas? Pomyśl o tym, że jesteś przykładem dla Twoich dzieci.

Dziś telefony oferują aplikacje, które mogą pokazać Ci na co i ile czasu poświęcasz korzystając z telefonu. Oceń jak możesz zmienić te nawyki.

Jak zmieniać złe nawyki?

Kształtując te dobre i trzymając się ich. Zwłaszcza w życiu domowym nie ma nic złego w codziennych rytuałach. Takich jak rodzinna kolacja, wspólne odrabianie lekcji, podział obowiązków domowych, czytanie do snu. Ustalcie sobie wspólnie domowy harmonogram i się go trzymajcie, czas na spontaniczność przyjdzie w wakacje.

Martwi Cię brak czasu? Czy to w życiu zawodowym, czy domowym określaj zadania w czasie. Dotyczy to zarówno Ciebie, jak i domowników czy współpracowników. Jeśli powiesz, że coś ma być zrobione „najszybciej jak się da”, „na środę lub czwartek, najpóźniej na piątek” nie zdziw się, gdy będzie zrobione na ostatnią chwilę (w pracy) lub wcale (w domu).

Wyznacz sobie lub komuś konkretny termin, a o jego ewentualnej zmianie rozmawiaj dopiero wtedy, gdy okaże się to niezbędne. Da ci to kontrolę nad czasem, ale i nad tym, co robisz. Każdemu z nas zdarza się skupiać się na jednej rzeczy zbyt długo. Gdy powiesz sobie, że dajesz sobie 2 godziny na raport, zapewniam Cię, że nie będziesz go robić przez kolejne dwa dni.

Wykorzystaj czas „w międzyczasie”. Bo tu go tracimy całkiem sporo. Umówiłeś się na spotkanie z klientem, a ten w ostatniej chwili napisał, że spóźni się godzinę? Nie siedź z nosem w telefonie, wyskocz na myjnię umyć samochód. Czekasz z dzieckiem w kolejce do lekarza? Weźcie ze sobą najbliższą lekturę szkolną, którą możecie przeczytać czekając na swoją kolej.

Pamiętaj w końcu, że zarządzanie czasem to zarządzanie sobą. Problemem w większości nie jest ilość zadań przed Tobą, ale umiejętności planowania i wyznaczania priorytetów. Zamiast skupiać się na właściwym robieniu rzeczy, należy skoncentrować się na robieniu właściwych rzeczy. Jeżeli chcesz zdiagnozować swoją sytuację, poznać swoje nawyki, przeszkody stojące na drodze do właściwego zarządzania sobą w czasie, otrzymać skuteczne narzędzia, które pomogą Ci zarządzać priorytetami i poznać techniki ustalania ważności zadań to zapraszamy na nasze najnowsze szkolenie: „Zarządzanie sobą w czasie i organizacja czasu”.

 

NEWSLETTER

BĄDŹ NA BIEŻĄCO I ZYSKAJ:

Najnowsze artykuły, hity cenowe, nadchodzące kursy!

  • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez MALESZKO.EDU Urszula Maleszko-Grabowska z siedzibą w Warszawie ul. Odkryta 1A oraz na otrzymywanie na podany adres e-mail informacji handlowych. Podanie danych jest dobrowolne. Przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.