Wpisy

brak czasu

Pomyśl o sytuacjach, w których mówisz, że brakuje Ci czasu, że masz go za mało… na co byś go przeznaczył, gdyby było go więcej? Jak myślisz, dlaczego jednym czasu brakuje, a inni mają czas na wszystko? Skąd go biorą? Warto sobie uświadomić, że w rzeczywistości wszyscy mamy tyle samo czasu – 24 godziny w ciągu doby, 60 minut w godzinie i 60 sekund w minucie. Te różnice, które odczuwamy – brak czasu, nadmiar czasu to kwestia zarządzania sobą, wyznaczania sobie zadań, planowania, ustalania priorytetów.

Pierwszym krokiem do tego może być identyfikacja naszych nawyków w marnowaniu czasu, czyli tych podstępnych złodziejaszków, którzy nam nasz czas podkradają lub sprawiają, że mamy wrażenie, że płynie on szybciej i na nic nam go nie starcza. Gdy je sobie uświadomisz, brak czasu przestanie istnieć, zobaczysz też ile w ciągu doby zostaje cennych minut na to, by wykorzystać je w lepszy sposób np. na czas z rodziną, czy rozwój zawodowy.

zarządzanie sobą w czasie

Jak marnujemy czas w pracy?

Dojazdy do pracy

Codzienne spędzamy około dwóch godzin w naszych samochodach. Najczęściej stojąc w korkach rano i po południu. Przesuwając się w wolnym tempie o kolejne centymetry nie jesteśmy w stanie tego czasu spożytkować na nic innego. Najprostszym rozwiązaniem byłoby poszukanie pracy w pobliżu miejsca zamieszkania, ale im większe miasto tym to zadanie jest trudniejsze. Warto jednak zastanowić się, czy sposób dojazdu, jaki wybraliśmy jest na pewno optymalny. Być może przedłożyliśmy wygodę nad czas. Znam wiele osób, które otwarcie przyznają, że wolą spędzić 30 minut dłużej w samochodzie niż jechać do pracy zapchanym metrem. Gdyby jednak pomyśleć o tym, że te 30 minut można poświęcić na głośne czytanie z dzieckiem? Może warto wybrać jednak metro?

Internet

Pomyśl o pierwszych kilkudziesięciu minutach w pracy. Jednym z najczęstszych negatywnych nawyków jest rozpoczynanie dnia pracy od przeglądania stron nie związanych z pracą. Mogą to być media społecznościowe, portale informacyjne. Tak mijają kolejne minuty. Podczas sesji coachingowych niektórzy moi Klienci przyznają, że w taki sposób uciekają im nie tylko poranki, ale że na rzeczy niezwiązane z pracą przeznaczają sporą część swojego dnia.

W takiej sytuacji warto się zastanowić, co jest tego przyczyną. Zaskoczę Was, ale bynajmniej nie chodzi o lenistwo. Po dłuższej rozmowie w większości przypadków okazuje się, że praca dla takich osób przestała dawno być wyzwaniem, mają problemy z motywacją, a co za tym idzie z koncentracją na zadaniach. Wśród innych czynników może być nuda, gdy zadań jest po prostu zbyt mało, brak satysfakcji zawodowej, dużo rzadziej brak satysfakcji finansowej.

Skoro praca przestała być wyzwaniem to może warto pomyśleć o zmianach, zamiast tkwić w miejscu? Lub odwrotnie, jeżeli zarządzasz zespołem i widzisz, że Twoi pracownicy marnują czas na media społecznościowe może zamiast zakładać kolejną blokadę warto pomyśleć czy właściwie motywujesz ich do działania?

Spotkania

Terminy gonią? Na wszystko brak czasu? Zanim zwołasz kolejne spotkanie swojego zespołu zastanów się czy na pewno jest ono potrzebne. Gdy Wasza efektywność spada warto zwrócić uwagę, czy nie jest to winą zbyt angażujących zajęć i złego planowania. Zastanów się, co możesz przekazać zespołowi za pośrednictwem maila, indywidualnej rozmowy. Jeżeli spotkanie jest niezbędne ustal jego agendę, a następnie trzymaj się harmonogramu i nie przekraczaj ustalonych ram czasowych.

Bycie niezastąpionym

Zastanów się, jak często robisz coś, co możesz zlecić komuś innemu lub co gorsza nie należy do Twoich zadań, ale ze strachu przed utratą kontroli bierzesz zadanie na swoje barki? Nie ufasz swoim pracownikom? Bez delegowania zadań nie mają szansy na to, by Ci pokazać, że samodzielnie też podołają zadaniu. Buduj odpowiedzialność w swoim zespole, ludzie lubią być współautorami sukcesów, a Ty zyskasz czas na to, co faktycznie należy do Twoich obowiązków.

Brak asertywności

Podczas moich rozmów z Klientami, którzy narzekają na brak czasu, często pojawia się problem braku umiejętności odmawiania. Jak często zostajesz po godzinach, bo godzisz się na coś wbrew sobie? Wydaje Ci się, że nie możesz odmówić, bo ktoś pomyśli o Tobie, że nie jesteś koleżeński, masz wyrzuty sumienia, gdy mówisz ludziom „nie”? Popracuj nad wyznaczaniem granic. Zastanów się, kiedy Twoja pomoc i zostawanie po godzinach może być realnym wsparciem, a jak często pielęgnujesz złe nawyki swoich współpracowników, którzy zostawiają wszystko na ostatnią chwilę, bo wiedzą, że można na Ciebie liczyć bez względu na wszystko. Przyznaj sobie prawo do mówienia „nie”.

 

asertywność zarządzanie

Jak marnujemy czas w domu?

Telewizja

To nawyk, który bezwzględnie pochłania najszybciej nasz czas. Powiedzmy sobie szczerze nie da się przed nim usiąść „na chwilkę”. Najczęściej kończy się na godzinie, dwóch, bardzo często trzech. Jeżeli dodamy do tego, że spora część z tego, co oglądamy to reklamy, to trzeba sobie szczerze powiedzieć, że nie jest to dobrze wykorzystany czas.

Telefon i media społecznościowe

Po dawce telewizji przychodzi czas na media społecznościowe. Co gorsza coraz częściej wykonujemy te czynności jednocześnie. Narzeksz na brak czasu? Przyznaj się przed sobą czy zdarza Ci się siedząc przed telewizorem jednocześnie skrolować aktualności w swoim telefonie? Zacznij świadomie zwracać uwagę jak często sięgasz po telefon, czy to czego szukasz, co znajdujesz, co czytasz ma jakąś wartość dla Ciebie? Jeżeli nie, to czy warto poświęcać temu czas? Pomyśl o tym, że jesteś przykładem dla Twoich dzieci.

Dziś telefony oferują aplikacje, które mogą pokazać Ci na co i ile czasu poświęcasz korzystając z telefonu. Oceń jak możesz zmienić te nawyki.

Jak zmieniać złe nawyki?

Kształtując te dobre i trzymając się ich. Zwłaszcza w życiu domowym nie ma nic złego w codziennych rytuałach. Takich jak rodzinna kolacja, wspólne odrabianie lekcji, podział obowiązków domowych, czytanie do snu. Ustalcie sobie wspólnie domowy harmonogram i się go trzymajcie, czas na spontaniczność przyjdzie w wakacje.

Martwi Cię brak czasu? Czy to w życiu zawodowym, czy domowym określaj zadania w czasie. Dotyczy to zarówno Ciebie, jak i domowników czy współpracowników. Jeśli powiesz, że coś ma być zrobione „najszybciej jak się da”, „na środę lub czwartek, najpóźniej na piątek” nie zdziw się, gdy będzie zrobione na ostatnią chwilę (w pracy) lub wcale (w domu).

coaching

Wyznacz sobie lub komuś konkretny termin, a o jego ewentualnej zmianie rozmawiaj dopiero wtedy, gdy okaże się to niezbędne. Da ci to kontrolę nad czasem, ale i nad tym, co robisz. Każdemu z nas zdarza się skupiać się na jednej rzeczy zbyt długo. Gdy powiesz sobie, że dajesz sobie 2 godziny na raport, zapewniam Cię, że nie będziesz go robić przez kolejne dwa dni.

Wykorzystaj czas „w międzyczasie”. Bo tu go tracimy całkiem sporo. Umówiłeś się na spotkanie z klientem, a ten w ostatniej chwili napisał, że spóźni się godzinę? Nie siedź z nosem w telefonie, wyskocz na myjnię umyć samochód. Czekasz z dzieckiem w kolejce do lekarza? Weźcie ze sobą najbliższą lekturę szkolną, którą możecie przeczytać czekając na swoją kolej.

Pamiętaj w końcu, że zarządzanie czasem to zarządzanie sobą. Problemem w większości nie jest ilość zadań przed Tobą, ale umiejętności planowania i wyznaczania priorytetów. Zamiast skupiać się na właściwym robieniu rzeczy, należy skoncentrować się na robieniu właściwych rzeczy. Jeżeli chcesz zdiagnozować swoją sytuację, poznać swoje nawyki, przeszkody stojące na drodze do właściwego zarządzania sobą w czasie, otrzymać skuteczne narzędzia, które pomogą Ci zarządzać priorytetami i poznać techniki ustalania ważności zadań to zapraszamy na nasze najnowsze szkolenie: „Zarządzanie sobą w czasie i organizacja pracy”.

 

NEWSLETTER

BĄDŹ NA BIEŻĄCO I ZYSKAJ:

Najnowsze artykuły, hity cenowe, nadchodzące kursy!

  • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez MALESZKO.EDU Urszula Maleszko-Grabowska z siedzibą w Warszawie ul. Odkryta 1A oraz na otrzymywanie na podany adres e-mail informacji handlowych. Podanie danych jest dobrowolne. Przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.
delegowanie zadań

Częstym tematem przewijającym się w mojej współpracy z małymi i średnimi firmami – jest podział obowiązków i odpowiedzialności pomiędzy szefem/właścicielem a jego kierownikami, czyli delegowanie zadań. Mimo, że szef/właściciel firmy deklaruje chęć oddawania zarządzania w ręce swoich menedżerów, w praktyce wciąż ulega pokusie ręcznego zarządzania i wchodzenia w kompetencje swoich menedżerów.

Pamiętam sesję coachingową z moim klientem, właścicielem dużej firmy produkcyjnej. Szef ten bardzo dbał o swoich pracowników, a tworzenie firmy przyjaznej zatrudnionym było dla niego autentyczną wartością. Równocześnie miał długoterminowy plan usamodzielnienia swoich kierowników i oddania w ich ręce zarządzania firmą.

Nasza rozmowa dotyczyła ważnego dla mojego Klienta zdarzenia. Firma w ostatnim czasie miała dużo zleceń i pojawił się temat nadgonienia robót i pracy w weekend. Kierownik produkcji przeprowadził rozmowy ze swoimi podwładnymi, tłumacząc i prosząc o pracę w sobotę. Część zespołu jednak dość bezpośrednio okazała niechęć do prośby szefa i oznajmiła, że nie będzie pracowała w weekend. Kierownik przyszedł do swojego szefa (a mojego Klienta) omówić, co w tej sytuacji zrobić.

A mój Klient przybył na coaching z pytaniem, co dalej.

Nie ukrywał swojego żalu – szczególnie, że firma zawsze tak bardzo dbała o ludzi, szła im na rękę, dobrze wynagradzała. Zdecydował, że konieczne jest zorganizowanie zebrania pracowników produkcji i poważna rozmowa z nimi. Wypracował ze mną scenariusz przemówienia a następnie pełen energii zapytał: „To co teraz? Na halę produkcyjną?”.

Popatrzyłam na niego i zapytałam, czy pamięta swoje plany, dotyczące budowania samodzielności i autorytetu jego kierowników. Delegowanie zadań było przecież dla niego ważne.

szkolenie warszawa

„Jeśli pójdziesz i wygłosisz takie przemówienie, a twój kierownik, a ich szef, będzie stał obok, jaki będzie przekaz całej tej sytuacji?” – zapytałam.
„No…” – zaczął się zastanawiać – „że to naprawdę ważna sprawa…?”
„A co zespół pomyśli o kierowniku produkcji?”
„Hmmm…” – powiedział w zamyśleniu – „że i tak nadal to ja zarządzam w firmie…”
„No właśnie” – odpowiedziałam i dokończyłam – „Więc wiesz już, co w tej sytuacji zrobić”

Mój Klient wrócił do firmy z pomysłem na rozmowę, jednak zamiast zebrać pracowników produkcji i powiedzieć im o oczekiwaniach firmy, zaprosił kierownika produkcji do siebie, ustalili, co zrobić i to kierownik działu przygotował sobie przemówienie. Następnego ranka wygłosił je przed swoim zespołem. Efekt był pozytywny, bo ludzie zrozumieli sytuację i udało się znaleźć rozwiązanie satysfakcjonujące szefa, firmę i zespół.

Dodatkową korzyścią było to, że kierownik produkcji umocnił swoją pozycję i w oczach podwładnych udowodnił swoją siłę sprawczą. Chociaż blisko było, by właściciel firmy znów przejął dowodzenie, koniec końców sprawy przyjęły naprawdę korzystny obrót. Delegowanie zdań odniosło bardzo pozytywny skutek.

asertywny menedźer

Jesteś szefem i masz podwładnych, którzy zarządzają? Bądź uważny, czy nie wchodzisz w ich kompetencje. To nikomu nie służy, bo będziesz miał coraz więcej pracy i coraz słabszego kierownika. A może sam jesteś kierownikiem i masz szefa, który za Ciebie podejmuje decyzje i załatwia sprawy z Twoim zespołem, przez co Twoja pozycja się osłabia. Jeśli tak, reaguj: rozmawiaj, zaproponuj rozwiązania, negocjuj.

Zarządzanie, delegowanie zadań i skuteczna komunikacja w biznesie to także główne tematy  wartościowego i pełnego praktycznej wiedzy szkolenia „Menedżer: Skuteczne zarządzanie i wyznaczanie zadań”. Najbliższa grupa już 11 września. Są jeszcze ostatnie wolne miejsca. Rezerwacja w sklepie na stronie.

z życia menedżera

Mam dziś dla Was dwie historie z życia menedżera

Historia nr 1

Kilka tygodni temu zgodziłam się zastąpić szefową działu handlowego w czasie jej urlopu. Jednego poranka przyszedł do mnie pracownik z jej zespołu. Wyglądał na zmartwionego i powiedział:

– Słuchaj, mamy w firmie problem. Drzwi do firmy się zepsuły. Karty wejściowe nie działają.

– Jasne – odpowiedziałam – I co zamierzasz z tym zrobić?

Podniósł zdziwiony brwi do góry i odpowiedział:

– Zrobić??? Przecież już zrobiłem – przekazałem swojemu przełożonemu.

Historia nr 2

Następnego dnia w czasie wspomnianego wyżej zastępstwa, przychodzi inny handlowiec i od drzwi oznajmia:

– Mam strasznie wymagającego klienta! Koniecznie chce niestandardową ofertę! Zapowiedział, że jeśli nie spełnimy jego oczekiwań, zamówi od konkurencji. Co możemy mu zaproponować?

Obie historie, chociaż dotyczą dwóch różnych tematów, jednak mają ze sobą wiele wspólnego. Dlatego też w obu tych historiach moja odpowiedź była taka sama. Zanim Ci ją jednak zaprezentuję, zastanówmy się, co mogłam zrobić w takiej sytuacji w pierwszym odruchu.

Przede wszystkim mogłam zacząć rozwiązywać sprawę sama. Zebrać informacje, wykonać kilka telefonów, przejść po piętrach firmy w poszukiwaniu właściwych ludzi, przygotować specjalną promocję z opcjami.

Jak wspomniałam wyżej, w obu przypadkach mój pracownik otrzymał to samo polecenie. Odpowiedziałam mu:

– Wróć proszę za 10 minut z propozycją rozwiązania tej sytuacji.

I w obu przypadkach opisanych w moich historiach z życia menedżera – możesz mi wierzyć – ludzie z tych historii doskonale sobie poradzili. Załatwili, znaleźli rozwiązanie, opracowali strategię wyjścia z sytuacji.

szkolenia dla firm

Gdy jesteś menedżerem, szczególnie początkującym, możesz mieć odruch robienia zadań za ludzi, wyręczania ich, załatwiania za nich. W konsekwencji, krok po kroku, zwalnia to ich z odpowiedzialności i myślenia, ucząc wygodnej bezradności. A Ty, zamiast delegować zadania i rozwijać zespół, zarządzasz ręcznie, ścigając się z czasem pod natłokiem zadań.

Chcesz uczyć ludzi myślenia w kategoriach rozwiązań?

Zatem powtarzaj im:

– Nie przychodź do mnie z problemem. Przychodź z propozycją rozwiązania.