Wpisy

dlaczego czas tak szybko mija

Kiedy myślmy o zarządzaniu czasem, to w miarę oczywiste wydaje nam się zarządzanie czasem pracy. Tymczasem zagadnienie zarządzania czasem warto rozważyć również w kontekście czasu wolnego. I chodzi tu zarówno o urlop, weekend, jak i wolne popołudnie.

Zastanów się przez chwilę, jak często zdarza Ci się po weekendzie stwierdzić: „nie wiem gdzie mi umknął ten czas”, albo powiedzieć: „miałam tyle planów, czas minął, a ja nic nie zrobiłam”. A może po urlopie czujesz się tak samo zmęczony, jak przed?

No właśnie, dlatego z pomocą przychodzi umiejętność zarządzania czasem wolnym, czyli takiego organizowania sobie czasu, by spędzać go bardziej efektywnie. By nie kończyć weekendu czy urlopu z poczuciem, że czas nam minął, a nic konstruktywnego się dla nas nie wydarzyło.

Sprawdziłam to na samej sobie. Dopóki nie przeformułowałam swojej organizacji czasu wolnego, często zdarzało mi się, zwłaszcza w weekend, albo mieć poczucie przeładowania obowiązkami i przytłoczenia, albo że nie zrobiłam niczego ze swoich planów i zmarnowałam ten czas.

Dlatego wyciągając wnioski z tego, czego nauczyłam się o zarządzaniu czasem, w każdy weekend, siedząc z poranną kawą, spisuję to, co chcę, aby się w ten weekend wydarzyło (łącznie z listą zakupów i podziałem zadań na dzieci), a następnie planuję sobie trzy najważniejsze zadania.

Trzy najważniejsze zadania dnia (3NZD) to rozwiązanie, które przeniosłam do organizowania się w życiu prywatnym z życia zawodowego. 3NZD to trzy rzeczy, które chcę, aby zrealizowały się w moim wolnym czasie.

Zapisuję te trzy cele (3 maksimum), dzięki czemu wiem, że zakończę wspomniany wcześniej weekend z poczuciem sensownie wykorzystanego czasu.

Podobnie warto robić w czasie urlopu. Od lat, na wyjazdach z rodziną ustalamy, jakie 3 rzeczy, 3 aspekty wakacji, są dla każdego ważne. A potem czynimy ustalenia, jak nasze potrzeby pogodzić. Także, jeśli chcesz spróbować, możesz na przykład zapisać sobie trzy najważniejsze miejsca, które chcesz podczas wyjazdu odwiedzić, byś uznał urlop za udany i dobrze wykorzystany.

By rzeczywiście zadziałała satysfakcja i frajda z dobrze wykorzystanego czasu, pamiętaj, że chodzi w tym głównie o to, by tych planów nie było zbyt dużo. By nie były przeładowane, a zdecydowanie wyważone. Dzięki temu nie będą dla Ciebie źródłem stresu i Twój mózg nie będzie szukał wymówek, by jednak dać sobie z nimi spokój.

Uczestnik jednego z moich szkoleń z zarządzania czasem, w czasie modułu poświęconego właśnie zarządzaniu czasem wolnym, rzucił w grupie pytanie: „No dobrze, ale czy nie o to chodzi w czasie wolnym, żeby nic nie planować? Bo co ze spontanicznością, luzem i odpoczynkiem?”

To było dobre pytanie i słuszna myśl.

Planowanie i korzystanie z umiejętności zarządzania czasem w kontekście życia prywatnego to poszukiwanie optimum.

Właśnie po to, by się nie przeładowywać, ale też mieć poczucie dobrej organizacji (bo przecież w życiu prywatnym normalnie mamy także mnóstwo codziennych spraw „do ogarnięcia), na czas wolny planujemy sobie trzy najważniejsze zadania dnia.

Możemy mieć więcej planów, jednak wyłonienie 3NZD jest kluczowe dla poczucia spełnienia i sensu.

I tym sposobem utrzymujemy też balans między spontanicznością i realizacją tego, co mamy ważne i zaległe.

Tak więc, zarządzaj swoim wolnym czasem, by nadawać kierunek swoim działaniom, a resztę czasu pozostawiaj spontaniczności. Dzięki temu z jednej strony unikniesz poczucia, że czas przecieka Ci przez palce, z drugiej dasz sobie przestrzeń na dowolność.

Podsumowując, celem zarządzania czasem prywatnym jest poszukanie optimum między odpoczynkiem a satysfakcją z tego, że „ogarniasz” 🙂

NEWSLETTER

BĄDŹ NA BIEŻĄCO I ZYSKAJ:

Najnowsze artykuły, hity cenowe, nadchodzące kursy!

asert

  • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez MALESZKO.EDU Urszula Maleszko-Grabowska z siedzibą w Warszawie ul. Odkryta 1A oraz na otrzymywanie na podany adres e-mail informacji handlowych. Podanie danych jest dobrowolne. Przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.

Technologia jest bez dwóch zdań ogromnym dobrodziejstwem. Łączy nas ze sobą, ułatwia życie, jest też niekończącym się źródłem rozrywki… To, co jest jej zaletą, jednocześnie stanowi dla nas pułapkę. Sprawia, że w świecie, w którym żyjemy, nie brakuje nam rozpraszaczy wpływających na naszą efektywność.

Jest to szczególnie ważna kwestia, gdy borykasz się z problemem realizacji wyznaczonych zadań na czas. Gdy odczuwasz problemy ze skupieniem na tym, co sobie zaplanowałeś. Gdy masz wrażenie, że mimo, że intensywnie pracujesz, to pracy jest coraz więcej a nie mniej. W takim momencie warto zwrócić uwagę, czy wpływu na to wszystko nie mają tzw. dystraktory.

Czym są dystraktory?

Najpopularniejsze dystraktory to:

  • telewizor
  • smartfon i wszystko, co się na nim znajduje: mail, media społecznościowe, muzyka, dostęp do serwisów informacyjnych, gry, powiadomienia
  • komputer
  • książki, gazety
  • nieporządek wokół Ciebie

Oczywiście, każdy z nas ma także swoje własne dystraktory, które rozpraszają nas, a niekoniecznie muszą stanowić dystrakcję dla innych. Dlatego warto przez chwilę się zastanowić nad tym, co to może być i zrobić sobie swoją własną listę.

Na listach moich klientów pojawiają się takie pozycje jak: długie i niezaplanowane rozmowy telefoniczne, ekspres do kawy, papieros, wyglądanie za okno, a osoby które pracowały w domu dodawały do listy np. zwierzęta domowe.

Rzeczywistość wygląda zatem tak, że na co dzień otaczają nas dziesiątki przedmiotów, które rozpraszają naszą uwagę i wpływają na naszą efektywność.

To stąd też bierze się poczucie, że godzina mija nam jak pięć minut, a dzień wcale nie ma 24 godzin. Ponieważ rozpraszają nas nie pojedyncze rzeczy, ale wiele różnych i to w tym samym czasie.

Warto też przyznać szczerze przed sobą, że najczęściej wiemy, co nas rozprasza. A ponieważ zadania, które mamy do zrealizowania, nasza podświadomość traktuje jako coś przykrego – nasz umysł nie tylko nie każe nam się pozbyć dystraktorów z zasięgu wzroku, ale często wręcz zachęca nas do tego, by po nie sięgać, mimo że świetnie wiemy, jaki będzie tego efekt.

To trochę tak, jakby na naszych ramionach faktycznie siedziały i anioł i zły chochlik, które by nam na zmianę szeptały do ucha, co mamy zrobić.

Mobilizacja przychodzi dopiero wraz ze świadomością, że albo zaczniemy pracę, albo musimy się przed sobą, a w konsekwencji również przed przełożonym czy zespołem przyznać do kompletnej porażki. Dlatego wiele osób traci cenny czas w ciągu dnia, a nadrabia to, ślęcząc nad pracą do późna w nocy.

Na początek warto więc sobie uświadomić, że to my odpowiadamy za siebie i za swoje działania. Oraz to, że przecież wiemy, co nas rozprasza. Należy więc z pomieszczenia, w którym będziemy pracować usunąć to, co będzie odciągało naszą uwagę. Jak to zrobić?

Jak usunąć dystraktory?

  1. Telewizor

Często tłumaczymy sobie, że nie będzie nam przeszkadzał, bo będzie działał „w tle”. Prawda jest jednak taka, że to urządzenie szybko przejmuje kontrolę nad pomieszczeniem, w jakim się znajduje. Lubimy go włączyć, czy to w przypadku gdy pracujemy z domu, czy gdy wykonujemy domowe obowiązki. Jednak większość osób przyznaje, że nawet takie proste czynności, jak zmywanie naczyń, czy mycie okien potrafią iść wolniej w jego obecności. Tymczasem telewizor znajduje się także w wielu miejscach pracy. Pozornym wytłumaczeniem jest tutaj potrzeba bycia na bieżąco, obserwowania serwisów informacyjnych. Tymczasem większość osób pracujących w pomieszczeniu z telewizorem przyznaje, że nie tylko łapie się na oglądaniu TV. Zauważa też, że komentowanie tego, co dzieje się na ekranie pochłania kolejne cenne minuty i ma niewiele wspólnego z początkowym założeniem „bycia na bieżąco z ważnymi wydarzeniami”.

  1. Smartfon

Telefon poza tym, że jest dystraktorem, jest też niezbędnym narzędziem pracy i w wielu przypadkach rada – „wyłącz telefon”, nie jest możliwa do zrealizowania. To, co możemy zrobić, to wyłączyć w telefonie Internet, czy wyciszyć powiadomienia. Dźwięki, wibracje czy migający wyświetlacz nie pomogą Ci się skupić. Nie chcesz brać co chwilę telefonu do ręki, by sprawdzać, czego dotyczy powiadomienie? Najprostszym rozwiązaniem jest na czas, gdy musisz się skupić, odłączenie go od Internetu, położenie go na półce, do której nie możesz co chwilę sięgać. Reaguj tylko na telefony czy przychodzące smsy.

  1. Komputer

Komputer to połączenie dystraktorów – telewizora i telefonu. Możesz za jego pośrednictwem oglądać filmy, słuchać muzyki i podobnie jak w telefonie, odbierać powiadomienia z aplikacji i łączyć się za pośrednictwem mediów społecznościowych. Jeżeli komputer nie jest potrzebny Ci do pracy, najlepiej po prostu wyłączyć. Jeżeli potrzeby Ci jest tylko od czasu do czasu – ustaw np. czarny wygaszacz ekranu, który nie będzie przyciągał Twojej uwagi. Jeżeli zadanie, które masz do wykonania, trzeba przygotować na komputerze np. napisać raport – popatrz na komputer trochę, jak na swoje biurko. Czy panuje na nim porządek? Jaką masz tapetę na ekranie, ile ikon na pulpicie, ile programów działających w tle. Zrób porządek tak, by pozostało na nim to, co jest Ci potrzebne i nie będzie Cię rozpraszało. Może na godzinę wylogujesz się z poczty, otworzysz w przeglądarce tylko okno z materiałami, które są Ci niezbędne? Może wystarczy jedynie otwarcie programu, a przeglądarka Ci jest niepotrzebna?

Jeżeli lubisz słuchać na komputerze muzyki, to zastanów się, czy na pewno dobrałeś taką, która Cię nie rozprasza? Czy słuchasz jej za pośrednictwem programu, czy może co chwilę zaglądasz do przeglądarki?

  1. Książki, gazety

Jeżeli masz do wykonania jakieś zadanie, staraj się usunąć je z pola widzenia. Możesz być ze sobą całkiem szczery – w chwili, gdy pracujesz, lektura nie jest Ci do niczego potrzebna. Bez względu na to, czy jesteś w biurze, czy w domu. Twój mózg lubi Cię kusić. Fizycznie odkładając książkę, czy gazetę dasz swojemu umysłowi sygnał, że to nie jest rzecz, którą będziesz się teraz zajmował. Zobaczysz, jak szybko zapomnisz, nawet o najciekawszej książce, gdy tylko ona zniknie z Twojego pola widzenia.

  1. Bałagan

Zwróć uwagę na to, jak wygląda przestrzeń wokół Ciebie. Warto przyjrzeć się jej jeszcze na etapie planowania swoich zadań, tak, by w momencie, gdy masz np. robić raport, nie zacząć zajmować się sprzątaniem biurka 😊

Zawczasu więc sprzątnij najbliższe otoczenie, zmyj brudne naczynia, przewietrz pokój, przygotuj coś drobnego do przekąszenia, czy nalej sobie wody do szklanki. Gdy już zbierzesz się do tego, by usiąść do zaplanowanego zadania, nie będziesz na wszystkie te czynności tracić czasu i ryzykować, że w drodze z pokoju do kuchni rozproszy Cię jeszcze coś dodatkowego.

Wielu moich Klientów podkreśla, że świetnie im się pracuje na ostatnią chwilę w nocy, bo wtedy już są skupieni i nic nie odciąga ich od pracy. Pomyśl jednak o kosztach takiej pracy. Wtedy już nie napędza Cię pozytywna energia, a raczej stres i strach przed tym, że zawalisz projekt. To może zadziałać raz i drugi, ale wiele lat takiej pracy odbije się na Twoim zdrowiu, a przecież tego dla siebie nie chcesz…?

Dodatkowo liczba dystraktorów rośnie wraz z upływającym dniem. Warto zatem projekty, które wymagają do nas najwięcej energii czy skupienia zaplanować sobie właśnie we wczesnych godzinach porannych. Może warto nawet w takiej sytuacji wstać skoro świt, gdy większość ludzi jeszcze śpi i wiemy, że nikt nie będzie nas rozpraszał telefonami, rozmową, czy mailami.

Im lepiej wykorzystasz poranki, tym bardziej będziesz produktywny. Nic nie pomaga bardziej niż rutyna. To, co pierwszego dnia wydaje nam się niemożliwe, po tygodniu będzie już łatwe.

I na koniec pamiętaj…

Najczęściej dystraktory to drobne rzeczy. Dlatego usunięcie ich z przestrzeni Twojej pracy wymaga naprawdę drobnego wysiłku. Tymczasem te drobne działania mają potężne znaczenie dla naszej produktywności. Oszczędzają nie minuty, ale często godziny, a nawet dni. Warto, by weszły Ci w nawyk.

 

NEWSLETTER

BĄDŹ NA BIEŻĄCO I ZYSKAJ:

Najnowsze artykuły, hity cenowe, nadchodzące kursy!

  • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych przez MALESZKO.EDU Urszula Maleszko-Grabowska z siedzibą w Warszawie ul. Odkryta 1A oraz na otrzymywanie na podany adres e-mail informacji handlowych. Podanie danych jest dobrowolne. Przysługuje mi prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.